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00341公文寫作與處理復習資料
[ 作者: 方舟教育 | 時間:2018/1/16 | 瀏覽:36422次 ]
[ 關鍵詞:00341公文寫作與處理復習資料]

《公文寫作與處理》復習資料

第一章公文

第一節公文概述

一、什么是公文

1、什么是公文?怎么樣理解公文的基本含義?

答:公文,即公務文書,是國家機關及其它社會組織 在行使職權和實話管理的過程中形成的具有法定效力與規范體式的文書,是進行公務活動的重要工具。

公文的這一基本含義,應從以下幾個方面理解:

1)、公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。這些機關或組織都是依據憲法和有關法律、章程、決定建立起來的,是具有法定地位的。

2)、公文形成的條件是行使職權和實施管理。具有法定地位的機關與組織都有自己的組織系統、領導關系和職權范圍,有自己主管的事務與辦事意圖。

3)、公文是具有法定效力和規范體式的文書。這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要之點。

4)、公文是進行公務活動的重要工具。任何一個機關、組織在日常的工作活動中都需要使用這一工具,以表達意圖、辦理公務、實施有效管理。

二、公文的產生與發展

1、公文的產生?

答:公文,是一種社會現象,是人類社會實踐活動的產物。它隨著階級、國家、文字的產生而產生,隨著生產與管理活動的發展而不斷發展的。千百年來,人們在社會的政治與經濟活動中都要憑借文書這一工具進行彼此間的聯系。這種聯系,是人類社會向前發展的必要條件。

2、我國古代公文的產生與發展?(我國古代公文產生的條件與發展過程?)(試述我國古代公文產生的線索及演變?

答:產生條件:我國是世界文明古國,有悠久的歷史和古老的文化。在上古時期,我們的祖先就創造了“結繩記事”的方式,在共同勞動與共同生活中表達思想,相互聯系。隨著社會的不斷進步和越來越復雜的生產與生活需要,又漸漸產生了表意與表聲的原始刻寫符號與文字。文字是語言的載體,文字的創造發明是人類文化演進的重要里程碑。有了文字、語言的書面形式才得以出現,臨民治事的文書才能產生。

發展過程:(1)恩格斯把文字應用文獻記錄,即文書的出現當作人類文明的重要標志。

2)在我國,文書的出現可上溯到夏、商、周三代。《周易·系辭》中說:“上古結繩而治,后世圣人易之以書契,而官以治,萬民以察。”

3)三千多年前商代后期,出現了一種體式較為完整的甲骨文書,它是我國迄今發現的最早的文書檔案。

4)西周:設立了專門管理文書的機構與起草文書的官吏。這說明,在我國,作為國家管理工具的公務文書從它的產生到現在已有三四千年歷史了。

5)自商周戰國期間長期匯集而成的《書》(漢初稱之為《尚書》,即上古之書)。其中收集《湯誥》、《大誥》、《康誥》的告民眾書;《甘誓》、《湯誓》、《牧誓》等誓詞,命令如《文侯之命》等。《尚書》是我國最早的一部政治文件匯編本。

6)秦漢時期,是我國封建社會文書工作的確立時期。秦代出現的“書”、“奏”,是我國最早的上行公文。

7)漢代及稍后,又出現了“章”、“表”、“疏”、“議”、“啟”等上行文;官府之間,平級官員之間的平行文種有“移書”、“關”、“刺”“咨”的使用;下行文則有“令、諭、制、教”等。

8)辛亥革命以后,南京臨時政府內務部在頒發新的公文程式中,規定的公文文種有:“令”、“咨”、“呈”、“示”、“狀”五種。

9)漢代以前,我國文書的載體材料一般為金石、甲骨、青銅、竹木、縑帛等。其中竹木的使用延續婁朝。直至東晉末年,太尉桓玄下令公文統一用紙。

3、為什么說紙張的廣泛使用是我國古代文書工作發展的重大突破?

答:(1)漢代以前,我國文書的載體材料一般為金石、甲骨、青銅、竹木、縑帛等,這些載體材料所制成的文書,即不便于運轉管理,也不便于保管,在一定程度上限制了文書工作的發展。

2)公文用紙以后,大大方便了文書的撰制、處理與管理,同時也使公文的種類、名稱以至內容、形式都越來越豐富多彩,從而極大地提高了文書工作效率。因些紙張作為公文載體廣泛使用是我古代文書工作的重大突破。

三、文書、文件和公文

在機關日常工作活動中出現的文書、文件和公文這三個概念基本含義是一致的,都是公務文書。

1)文書一詞,最早見于西漢賈誼《新書·過秦(下)》。

2)漢代以后,文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來。

3)“公文”一詞,出現于東漢末年和三國時期。

4)“文件”一詞,大約在清代末年才出現。

 

第二節公文的特點與作用

一、公文的主要特點

1公文的特點

1)公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和發布的。法定的作者,就是指依據憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定職能權利和負擔一定的任務、義務的機關、組織或者代表機關組織的領導人。

2)公文有法定的權威。公文可以代表機關發言,代表制發機關的法寶權威。因此,公文也就成為各級機關、組織開展工作的可靠依據。

3)公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的現實效用,是制發機關的法定地位所賦予的。從每一份具體的文件來說,都有它本身的特定的現實效用,代表它的制發機關所賦予的法定效力和作用。

4)公文有規范的體式。在黨和國家有關部門發布的關于公文處理的一系列規范性文件中,對公文的體式作出了統一的規定,提出了統一的要求。

5)公文有規定的處理程序。公文的制發,一般應經過起草、核稿、簽發的程序,任何人不能違反公文辦理程序擅自處理。

二、公文的作用

1、簡述公文的作用

答:1)領導與指導作用。黨和國家的各級領導機關,可以經常通過制發公文來部署各項工作,傳達自己的意見和決策,對下級機關或部門的工作進行具體的領導和指導。

2)行為規范作用。公文具有行為規范作用,這是公文本身所具有的強烈政治性與法定的權威性等特點賦予的,這些規范性公文一經發布,便成為全社會的行為規范,無論社會組織或個人都應當依照執行,不可違反。

3)傳遞信息作用。公文是傳遞信息的重要渠道。黨和政府的決策、方針、設想和意圖等,常常是通過公文的傳遞而取得的。

4)公務聯系作用。各機關單位在處理日常事務工作中,經常要與上下左右有關的機關單位進行聯系。

5)憑據記載作用。公文是機關公務活動的文字記錄。既然每一份文件都反映了制發機關的意圖,那么對受文機關來說,就可將文件作為安排工作、處理問題的依據。還有一些公文具有明顯的記載作用,例如會議記錄、傳遍紀要、電話記錄等。

 

 

 

第三節公文的分類與文種

一、公文的分類

1、分類目的是什么?

答:由于公文所反映的社會現象是極其紛繁復雜的,為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率地進行,就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手,對機關在日常工作中所使用的公文進行科學分類。這是人們認識公文這一事務并探求其科學規律的一種有效的方法。

2、常見的公文分類有哪些?

答:常見的公文分類,主要是從公文的來源、使用范圍、行文關系、性質與作用、內容與特點等方面來劃分的。

1)按公文的來源來劃分,可將一個機關的公文公為:對外文件,收來文件,內部文件。

2)按公文的行文關系來劃分,可分為:上行文、平行文和下行文

①上行文就是指下級機關、下級業務部分向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發出的公文,是自下而上的行文。

②平行文就是指同級機關或者不相隸屬的,沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。

③下行文就是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。

3)按公文秘密程度和閱讀范圍來劃分,可分為:秘密文件、普通文件、公布文件。國家秘密的密級分為“絕密、機密、秘密”三級。

4)按公文的制發機關性質劃分,可以分為:法律、法規文件、行政文件、黨的文件。

5)按公文內容的性質與作用來劃分,可分為:指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

1指揮性公文:如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。

2規范性公文:如條例、規定、辦法、細則、章程、規則等。

3報請性公文:如報告、請示等。

4知照性公文:如公報、公告、知照性通知、通報、函等。

5記錄性公文:如會議記錄,電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。(注意:會議記錄,電話記錄、大事記、值班日志是機關推行政務的應用文,而不是非法定性文,法定性公文只有:會議紀要。)

二、公文的文種(不考舊的,考最新的)

判斷題題型:(1)公文的文種也就是每份公文的名稱。如命令、決定、通知、章程、條例、計劃、總結等都是公文的名稱。

2)一份公文的文并不是隨意確定的,它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。

3)在19931121日發布的《國家行政機關公文處理辦法》中被取消的文種是:指令、決議和布告。(現在最新的是2012年公文寫作的基本規范

最新的公文文種(要考就考的

12012416日,中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知(中辦發2012〕14號)新規定中去掉了“指示”、“條例”、“規定”三個文種。

2、公文的種類主要有(15種):決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。(這是黨的部門,還有政府的最高部門要用的)

3、注重繼承保留,文種數量相對減少。原《條例》(《中國共產黨機關公文處理條例》)和原《辦法》(《國家行政機關公文處理辦法》)共18個文種;最終《條例?確定黨政機關公文主要文種15個,去掉了“指示”、“條例”、“規定”。

4、原則上不區分黨政機關文種適用對像。只有命令(令)、議案兩個文種例外。

515個文種范圍的變化。對決議、決定、命令(令)、公報、通告、通知、通報、報告、紀要等9個文種適用范圍作出修改。

適用范圍:

1決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。

2決定:適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

3命令(令):適用于公布行政法規和規章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

公報

4公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

5通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知事項。

6意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

7通知:適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項,批轉、轉發公文。

8通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

9報告:適用于向上級機關匯報工作、反映情況、回復上級機關的詢問。

10請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

11批復:適用于答復下級機關請示事項。

12議案:適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會的請審議事項。(議案屬于行政公文)

13函:適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

14紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。

確定和使用公文的文種的依據?

答:(1)公文的文也就是每一份公文的名稱。

2)一份公文的文種并不是隨意確定的,它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。

3)現行機關的行文,必須從實際需要出發,根據機關的職權范圍,所處的地位與發文的目的,正確地使用公文文種,不能濫用。否則,就會妨礙收文機關對文件意圖的準確理解,影響公文的及時處理。

 

第二章公文寫作

第一節公文寫作概述(可再聽一遍講議)

一、公文寫作是代機關立言

1公文寫作,指公文的起草與修改,是撰寫者代機關立言,體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。

2公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程(201610考)。

起草初稿:是指構思基本完成后動筆行文,寫出公文初稿有的具體過程。

討論修改:是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。

公文起草的組織可分為:

1)由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。

2)由多人共同討論、構思和準備材料,最后由一人執筆(最普遍的基本組織形式)。

3)由起草小級共同醞釀,多人分工執筆,一人統稿貫穿全文。

二、發揮公文效用  把好公文質量關

1、公文效用:是指公文對機關公務活動所起的作用。

公文效用所起的作用:領導和指導作用、法規和準繩作用、溝通和聯系作用、依據和憑證作用。

2、公文質量主要體現在公文的思想內容與文表達兩個方面。

1在思想內容方面,應該政策性強、針對性強、科學性強。

政策性強:就是要求政治上正確,思想觀點正確,準確地宣布、傳達、體現黨和國家的方針、政策的精神。

針對性強:就是要求有的放矢,切中要害。

③科學性強:就是反映工作的實際情況和客觀規律,敢于實事求是,能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題,經得起時間的考驗,經得起實踐的檢驗。

2)在文字表達方面,應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

①結構嚴謹:是指章法問題、布局謀篇的問題。要求主次分明、條理清楚;重點突出、銜接自然;聯系緊密、完整劃一。

②語言精當:是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當。既要符合語法,修辭和邏輯的要求,又要恰如其分地表達內容。

③行為規范:是指公文的種類、格式等都由國家統一規定,書寫要清楚,標點要正確,文面要整潔。

三、機關領導要親自動手撰寫重要公文

我們黨和國家歷來十分重視公文的撰寫工作。

公文是為機關立言,它代表了機關的政策水平、業務水平乃至整個領導水平。對于這樣一項重要工作,必須加強領導,必要時領導人要親自動手。

 

第二節 公文寫作的特點和要求

一、★公文寫作特點?

答:1)被動寫作,遵命性強;2)對象明確,針對性強;3)集思文益,群體性強;

4)決策之作,政策性強;5)急迫之作,時限性強;6)講究格式,規范性強。

二、公文寫作的基本要求?

答:1)要保證公文內容在政治上的正確性。2)要實事求是,在業務上符合客觀規律。3)在文字表述上準確、鮮明、生動,答合語法與邏輯。4)公文起草要符合統一規定的體式與程序。5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

體式:公文文體、結構、附加標記和文件格式。

程序:交擬、起草、審核簽發、印制、發出。盡量使用毛筆和鋼筆,不要合用圓珠筆和鉛筆;使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水,不使用純藍、紅色墨水和其它低劣的墨水。

 

第三節公文寫作的步驟與方法

1、公文寫作的步驟與方法有哪些?

答:一)明確發文的主旨。它是公文的靈魂和統帥,因此,在動筆之前,先要弄清楚發文的主旨,即公文的主題和發文的目的。

二)收集有關材料。材料的收集必須做到真實性、典型性、適用性、時效性。

三)擬出寫作提綱。先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思。

四)認真起草正文。1)把握公文主題,選好用好材料;2)觀點正確情況確實;3)內容涉及的有關部門要經過會商,取得一致意見;4)文字表述要簡練,交代問題要清楚。

五)反復檢查修改。

一、明確發文主旨

1、明確發文主旨通常包括哪些內容?

答:①公文的中心內容是什么 ;②根據公文內容,準備采用什么文種;③要明確公文發送范圍和閱讀對像;④明確發文的具體要求。

二、收集有關材料

①收集、閱讀和研究有關的文件材料。

②深入下去,收集有關的實際材料。a.收集有關材料村求:真實、典型、適用、時效。

三、擬出寫作提綱

先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思。

四、認真起草正文(導語、主體、結束語)

1.正文起草步驟:

1)把握公文主題,選好用好材料;

2)觀點正確情況確實;

3)內容涉及的有關部門要經過會商,取得一致意見;

4)文字表述要簡練,交代問題要清楚。

五、反復檢查修改

1.公文修改應從哪幾個方面入手?

答:1.有關于主題的修改。對公文主題要進行全面審視,看主題思想是否鮮明,是否符合黨和國家的方針政策和法律法規等。

2.關于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確,表達有無問題。

3.關于材料的修改。材料是公文的基礎,有了正確的觀點,還要通過恰當的材料表現出來。

4.關于結構的修改。修改公文的結構,包括公文總體結構的修正,起承轉合的調整,層位置的改變,以及詳略的更動等等。

5.關于語言的修改。從語言整體風格上看是否符合文種的表達需要,以達到語言準確、鮮明、精練、生動的要求。

 

第四節公文寫作人員的修養

一、公文寫作人員加強修養的重要性

1、簡述公文寫作人員加強修養的重要性?

答:1)公文寫作是各級機關工作的重要組成部分,是一項政治性和政策性很強的工作。公文寫的好不好,不僅直接關系到公文效用的發揮,也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。公文寫作的這種獨特的地位和作用,決定了公文寫作人員加強修養的重要性。

2)公文是國家黨政機關實施領導與管理的重要工具和手段。因此,公文寫作人員必須充分認識公文在國家管理活動中的重要作用,注意重公文寫作的質量,公文質量是公文效用的基礎,公文效用是公文質量的反映,二者密不可分,具有一致性。

二、★公文寫作人員應具有的素質修養

1、公文寫作人員應具有的素質修養有哪些?(考點

答:1)政治素質好。就是要求公文寫作人員必須具備較好的政治品質。

2)有一定的政策理論水平。公文寫作是一項政策性、理論性都很強的工作,這就要求公文寫作人員必須具備一定的政策理論水平。

3)熟悉業務和機關工作情況。好的公文寫作人員,應該熟悉本職業務,熟悉機關工作情況。

4)有較寬的知識面。公文寫作人員應當具有文博的知識,不僅要具有一定的社會科學知識和自然科學知識,還要緊緊圍繞自己服務的單位部門和工作內容,熟悉業務和機關工作情況,努力拓寬知識面。

5)有較好的文字功底。在公文中,宜事說理,表情達意都需借助于文字才能發揮效用。好的公文,應該主題鮮明、觀點正確、論證合理,論據充分,使人一讀就懂,一聽就明,便天理解執行。

三、公文寫作人員加強修養的途經(考點

1、公文寫作人員加強修養的途經有哪些?

答:1)與時俱進、勇于創新。不斷學習、不斷實踐、不斷提高、不斷創新。

2)博覽群書、增長知識。要勤于、勇于、善于向書本學習。

3)深入實踐、勤學苦練。勤學苦練、鍥而不舍、持之以恒。

 

 

 

第三章公文的體式與稿本

第一節公文的體式

一、公文體式概述

1、公文體式的含義與作用?

答:公文的體式:是指公文的文體、結構要素及在格式上的安排。

公文體式作用:主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性,提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。

二、公文的文體(即文種)

公文的文體,是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點,即公文的表達方式和主體特征。

公文文體與一般的應用文體不同,在表達方式和語言運用上有它自身的特點。

1)公文的表達方式。表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段,它是辨別文章體裁的重要標志(或稱因素);在公文寫作中兼用敘述、說明和議論三種表達方式,并以說明為主,作為機關工作工具的公文一般不使用描寫和抒情。

2)公文的語言特點。語體文具有通俗易懂、語義確切等優點。由于公文具有很強的政治性、政策性和現實效用性,所以,公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體。

1、公文的表達方式:是指在寫作中運用語言的方法和手段,它是辨別文章體裁的重要標志。主要有敘述、議論、說明。

1)敘述,是將人物的經歷和事件的發展變化過程所作的敘說和交代,除計劃性、法規性文件一般不采用敘事,指令性文件較少采用敘事外其他如通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要都必須以敘事為基礎。(★公文敘事與一般記敘文的不同:1.公文的敘事是通過對基本情況或個別事實的敘述來說明一定的問題,達到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。2.主要是順敘。3.在敘述的同進,可恰當地運用倒敘、分敘等方法。)

2)說明,是用簡明扼要的文字,把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等客觀真實地解讀清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達方式。(說明的主要方法有:1.定義說明,指用下定義的方法來說明事物的性質和特征。2.注釋說明,指對事物的性關、特征、成因等作簡要的注釋。3.比較說明,指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。4.數字說明,指用確切的數字來說明事物。5.舉例說明,指根據事物在形狀、成因、功用、關系等屬性的差別,劃分成若干類別,分別加以說明的方法。6.圖表說明。7.引用說明。8.分析說明。)

3)議論,是議事說明把道理說清楚。(議論的要素:1.論點,又叫論題或觀點,是議論的核心。2.論據,是證明論瞇真實性的根據。3.論證,是運用論據來證明論點的方法和過程。論點、論據、論證三者間的關系:論點是統帥,回答“要證明什么”的問題---是議論的核心;論據是基礎,回答“用什么證明”的問題。分三類:一類是事實論據;二是理論論據;三類是政策法規;論證溝通二者間內在聯系的橋梁;回答“如何證明”的問題。)

2、公文的語言特點

1)準確:是公文語言的主要特征和基本要求。

2)簡明:用最少的文字表達盡可能多的內容。在公文寫作中,做到語言簡明,決非易事。要寫得簡短明白,既需要一定的思想理論水平,又要思路清晰,有一定的分析概括能力,還要有較高的文字修養。在此基本上,方能做到敘述平直,說明扼要,邏輯嚴密,議論精當。要力戒空話、套話,不要使用一些生僻的詞語。

3)莊重:指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。

4)得體:指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應,在準確表達的基礎上,進一步促使受文對像產生與行文目的一致的心理效應。

得體的基本要求:是適應行文的語體風格;是要分清上下級關系,掌握好分寸;是要恰當運用公文的專用語。(多選)

3、公文中的常見詞語的運用

1)公文的特定用語。它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重,其特定含義是人所公認的。

包括:1.開端用語—用于表示行文目的、依據與原因的。如:為、為了、關于、由于、遵照、依照、依據、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2.引敘用語——在引敘來文(電)時使用,如:現接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、據報、據查、據了解等。

3.經辦用語——表示工作辦理的時間及過程的。如:業經、已經、復經、一經、迭經、前經、茲經、經過、通過等。

4.稱謂用語——是用以表示不同人稱的。如:我局、你局、貴局、本局、該局(公司、廠、處……)等。

5.期請用語——用來表示請求與期望。如:擬請、函請、務請、懇請、希、希望、望、希即等。

6.表態用語——用來對來文表明態度的。如:同意、照辦、可行、擬同意、不同意,不可、不妥、請核查等。

7.綜合用語——是對所敘述的情況進行綜合使用的。如:如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8.過渡用語——是在公文的段落之間使用、承上啟下,起過渡作用。如:為此、據此、因此、現函復如下、現通告如下等。

9.謙敬用語,如敬請、恭請、謹請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協助、承蒙惠允、不勝、不勝榮幸、不勝感激等。

10.結尾用語,如:此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復、特此函告、特此函達、特此通知、特此通告、特此批復、請遵照辦理、請認真貫徹執行、以上意見如無不妥,請批轉各地區執行等。

2)公文的慣用語。指一定民族語言中長期形成的習慣用語,如“抓辮”、“吃大鍋飯”等。

3)縮略語,是由較長的詞語縮短省略而成的,如“一國兩制”、“三個代表”、“政協”等。

4)成語,一種相沿習用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。如:“鳳毛麟角”、“廢寢忘食”。

5)引用語,是指寫作中引用前人的現成語句來論證或說明文章中所要論述的問題。

①引用名人名言;②引用古書上現成語句;③引用黨和國家領導機關重要文件中的語句。

 

★1、試述公文的表達方式及其應用?

答:表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段,它是辨別文章體裁的重要標志(或稱因素);在公文寫作中兼用敘述、說明和議論三種表達方式,并以說明為主,作為機關工作工具的公文一般不使用描寫和抒情。

公文寫作運用說明、敘述、議論的表達方式各有特點。分述如下:

1.關于說明。說明是公文寫作中最常用、最主要的表達方式。不僅規范性公文、商品說明書主要采用說明的方式,其他如命令、批復、指示、通知等大都直接陳述領導機關的意圖、要求與措施,也多以說明為主;公告、通告旨在公布要求與措施,也以說明為主;報告、請示中的條款行文也離不開說明。此外,說明還常與敘述、議論等方法結合起來使用,如為敘述所涉及的人與事作必要的介紹,為議論作必要的解說與闡釋。或作為論據的主要表達方式。

2.關于敘述。敘述是對人物的經歷和事件的發展變化過程所作的敘說與交代。包括寫“人”和寫“事”兩個方面。在公文寫作中,一般不專門寫人,而是以敘事為主。除計劃性、規范性文件一般不采用敘事和指令性文件較少采用敘事外,其他文件如通知、通報、請示、報告、總結、會議紀要等都必須以敘事為基礎。

3.關于議論。議論,就是議事說理,是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述,提出看法或處理措施,表明觀點和態度,證明或反駁某一觀點的表達方法。在公文寫作中,就大多數文種而言,議論不是貫通全文的主要表達方法,而是從屬于敘述和說明的一種方法。

2、試述公文的語言特點?

答:語體文具有通俗易懂、語義確切等優點。由于公文具有很強的政治性、政策性和現實效用性,所以公文運用語言應該當做到準確、簡明、莊重、得體。

1.準確。公文的內容必須用準確的語言來表達,以保證理解和執行的準確性,它即包括思路的清晰也包括字、詞、句的精心選擇和反復推敲。

2.簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容,要做到簡短明了,邏輯嚴密,議論精當,力戒空話、套話。

3.莊重。是指公文用語必須講究莊嚴、鄭重,這是由公文的嚴肅性、法定權威性和行政約束力決定的。即要求使用規范的書面語言,注意雅語、敬語的運用。

3、在公文語言的運用上怎么蘇我對他到得體?

答:得體就是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應,在準確表達的基礎上,進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。

得體的基本要求包括:①是適應行文的語體風格;②是要分清上下級關系,掌握好分寸;③是要恰當運用公文的專用語。

 

第二節公文的構成要素與方面格式

一、公文的構成要素(公文的組成部分)

1公文的構成要素有哪些?

答:公文的構成要素,由發文機關標識、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等構成,它是由黨和國家有關部門頒布的規范性文件所規定的。

二、公文的書面格式

公文的書面格式:指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式。——是公文在形式上區別于一般文章的重要標志。

《國家行政機關公文格式》將公文各個要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。

公文的眉首部分包括:

1)公文份數序號,是將同一文稿印制若干份時每份的順序編號(不是所有都需要)。《辦法》和《條例》都規定帶有密級公文要編制份數序號。編制份數序號一般用6位(不得少于兩位)阿拉伯數碼,位置:位于版心左上角頂格第1行,數字不足規定數時,前面用“0”(零)補齊。

2)秘密等級和保密期限,秘密等級是標識公文秘密程度的一種標志。分為絕密、機密、秘密三級;涉及黨和國家秘密的公文應當標明密級。標注方法:是在密級與期限中間加”,如“秘密六個月”、“機密五年”、“絕密長期”、“機密★”等。

公文密級的位置:位于文件首頁公文版頭右上角第一行,用宋體3號黑色體字標注,凡傳遞秘密公文應在文件封皮上加蓋戳記注明。

保密時限:一般分一年以內,一年及一年以上,長期和期限不作標注,凡期限不作標注的可按二十年認定。

絕密:是最重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。

機密:是重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。

秘密:是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損害。

3)緊急程度,是對公文送達和辦理的時間限度。(包括:特急和急件,電報分為:特提、特急、加急、平急。標明緊急程度的位置在文件首頁文頭右上角。需要與密級同時使用的,緊急程度置于密級之下,上下對齊。限時送達的文件須在文件封筒上注明“務于某日某時送到”或“限某日某時送達”。

4)發文機關標識(文頭),是發文機關用來制發正式文件時使用的固定版式的發文機關標識。

位置:發文機關標識(即版頭又稱文頭)大字居中套紅印在文件首頁上端,約占圖文區的三分之一或五分之二。字體選用小標宋體字。使用這種套紅版頭的文件,通常稱之為“紅頭文件”。黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。

5)發文字號  指由發文機關編排的文件代號。由發文機關代字、年份(加辯解括號〔〕)和序號組成。

★發文字號作用1)統計發文的數量,便于公文管理;2)在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

編排發文字號要力求準確、穩固、系統。

位置:有版頭的文件,應標注在文件版頭之下,間隔橫線之上,居中排列;用信箋的文件,則置于信箋頭橫線之下,公文標題之上,右側排列;“命令(令)”則在公文標題下面當中,寫“第×號”。

6)簽發人   在上報的公文中才出現的,目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報的公文負責。一般供上行文使用,位置應平行排列于公文字號右側,與發文字號同處在一行。

★公文的主體部分

1)公文標題①由發文機關名稱、公文主題(事由)和文種組成,是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。位置:應于紅色橫線之下,分1行或多行居中排列。

省略情況:1.省略公文機關名稱(下行文可省,上行文不可以省);2.省略事由的;3.機關名稱和事由同時省略的。

②公文標題的書寫位置 應位于紅色橫線之下,分1行或多行居中排列。一般說來,公文標題要盡量簡短,不要占的行數太多,對那些較長的標題則要動些腦筋,先要把標題的意思搞懂,回行時要注意做到詞意完整,排列對稱,間距恰當;做到既有美感,又要避免產生異議,然后再決定如何斷行,不要草率從事。(只有規章以上的文才可用書名號,其它不可用。

2)主送機關,是指主要受理公文的機關。也就是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關公文的主送機關一定要選準,這是公文發出去能否得到及時處理的一個關鍵問題。因為任何一個機關的發文,都是為了公務活動的需要,公文中的事項或問題都要靠對方機關來處理或答復,這是公文的現實效用性所決定的。如果將主送機關的名稱定錯了,該送的沒送,或者將不該送的也送了,就會造成責任不明,意見不一,或相經推諉,無人過問,以致貽誤工作。

1.選定公文的主送機關一般有哪幾種?

答:①上級領導機關對下級發出的公文,其所屬下級機關單位都負有貫徹執行的責任。除批復外,一般的下行公文都有兩個以上的主送機關。而且級別愈高的機關的發文,其主送機關的覆蓋面愈大。

②下級機關向上級領導機關發出的請示或報告等上行公文,不管內容如何重要,牽涉面如何廣泛,在一般情況下都只有一個具體的主送機關,不得多頭主送。(不得向領導機關的個人來行文。)

③直接向社會發布的公文,(在這種情況下公文的主送機關就沒有必要再寫了)。主送機關的位置應在正文之上公文標題左下方,無論一行或多行,均靠左頂格書寫。

3)正文   是公文的主體部分,用來表達公文的具體內容,體現發文機關的意圖,是公文的核心。

正文可分為:①導語(導語寫作有:1.依據式,簡要說明發文的根據,常用語有“根據”、“按照”、“遵照”等。2.目的式,開宗明義說明發文的目的,常用語有“為”、“為了”等。3.原因式,簡要地說明發文的原因,常用簡潔的語言,以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭。)

②正文主體,是公文最主要部分,也是寫好公文的關鍵和難點所在。

正文主體一般要求:(正文當中的數字除了成語,都用阿拉伯數字表達,數字不可回行。)1.內容要符合黨的路線、方針、政策和有關規定,符合國家的法律、法規,提出新的政策規定要注意保持連續性,提法要同已公布的文件相銜接;2.所反映的情況問題數據等必須真實可靠,提出的措施和辦法要切合工作實際,切實可行;3.內容涉及的有關部門要經過協調會商,取得一致意見;4.文字表達概念準確,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,篇幅簡短,實是求是,合乎語法規范,正確使用標點符號;5.公文中的數字年份均不能回行。

結束語,就是正文的結尾。

4)附件,公文如有附件,應在正文下一行加以標識,用以說明附屬在公文正件之后的有關材料的名稱及件數。附件是相對公文正件而言的。

公文附件的形式一般有:圖表、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料。附件說明位于正文的左下方,公文生效標識之上,注明所附文件材料名稱及件數,

5)成文時間,指公文形成的時間,是公文的一項重要內容。它是文件生效及日后查考的重要依據之一。(年、月、日要寫全—用漢字)

位置:公文的成文時間應標注在發文機關署名下方,不論其文字多少,都要注意二者的距離相稱。

注意事項:

1)一般情況下,以領導人簽發日期為準。(2)經會議討論通過的公文,以會議通過的時間為準。并加括號哪怕給你在公文標題的正下方。(3)法規、規章類公文以批準時間為準。(4)兩個以上機關的聯合行文,以最后一個簽發機關的領導人的簽發時間為準。(5)一般的日常事務性公言文,如涉及具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文時間以它他們印發時間為準。

2.簡述公文成文時間的確定方法。

答:公文的成文時間:(1)一般情況下,以領導人簽發日期為準。(2)經會議討論通過的公文,以會議通過的時間為準。并加括號哪怕給你在公文標題的正下方。(3)法規、規章類公文以批準時間為準。(4)兩個以上機關的聯合行文,以最后一個簽發機關的領導人的簽發時間為準。(5)一般的日常事務性公言文,如涉及具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文時間以它他們印發時間為準。

6)公文的生效標識,指在正文或附件之后加蓋發文機關印章或簽署人姓名,是證明公文效力的表現形式。1.單一發文機關(落款不署發文機關名稱,只標成文時間,在成文時間上加蓋機關印章即為公文生效標識。)2.聯合行文印章。3.關于在公文中不再標識“此頁無正文”的說明,采取調整行距、字距的措施加以解決。

7)附注,是對公文的發放范圍,使用時間需注意的事項加以說明。附注應用圓括號括入,左空2字標識在成文時間下一行。

★公文版記部分

1)主題詞,指能夠準確表達公文主題內容便于公文檢索查詢的規范化名詞或名詞詞組。

位置:位于注釋或特殊要求說明左下方,文尾橫線上端頂格書寫,最多不超過五個主題詞。(已取消不考)

1、抄送機關,是指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。

抄送機關要掌握的原則:1.抄送要限于同文件內容有關、需要對方知曉或協助的機關,既不濫報濫送,也不漏報漏送。2.向上級機關的請示、報告,不可同時抄送下級機關。3.向下級機關的重要行為,可抄送直接上級機關,翻印或轉發上級機關的文件,不要再上報上級機關。4.一般情況下,下機機關不得越級行文請示、報告,也不得越級抄送文件,因特殊情況必須越級,應抄送被越過的上級機關。5.受雙重領導單位的請示、報告,應根據文件內容確定主送和抄送機關,上級機關向受雙重領導單位的行文,應視文件內容抄送受文單位的另一個上級機關。

抄送機關位置:抄送機關標注在主題詞下1行,左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”,“抄送”后標冒號,抄送機關之間用頓號隔開,回行時與上1行的抄送機關對齊,最后一個抄送機關后標句號。

2、印發機關和印發說明,是對文件制發情況的說明記載,包括文件制發單位的名稱、印發日期和印制份數等。

位置:(印發機關和印發說明)位于抄送機關之下占1行位置,印發機關左空1字,印發時間右空1字,然后下方劃一條與版心等長的橫線作底線,底線下面右側標注印制份數。

印制單位:一般是各級機關的辦公廳(室),使用全稱或規范化簡稱。

印發時間:是秘書部門起印文件的時間,要完整寫出年月日。

印制人數:是該份文件所印的數量。

(判斷說明或單選題)注意:翻印文件的說明同印刷說明大體相同,但翻印秘密文件時須經制發機關批準或授權,翻印后要向原發文機關備案,上級機關翻印下屬機關文件可不受此限。版記部分三個項目的含義、標注位置及標注方法,每個項目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分一雙稱“文尾”置于公文最后一頁,版記頁面的最后一個要素置于最后一行。

2如何正確理解“版記”的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關系?

答:置于主題詞之下的各要素統稱版記。版記的特點是位置要依公文主題的構成而定。《格式》規定,版記應置于公文最后一頁(封四),版記的最后一個要素置于最后一行。這樣眉首與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以準確認定公文是否完整。一份完整的公文,眉首、主體、版記三部分缺一不可。

三、公文的特定格式

1)信函格式

2)命令格式

3)會議紀要格式

 

第三節公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式

公文的排版形式:是指公文數據項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式。包括:公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

公文排版的有關問題:

1)公文用紙尺寸與規格。國際A4紙,長297mm、寬210mm

2)公文的書寫形式。一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。(少數民族文字除外),正文文字的每行長度與圖文區寬度相等。

多層次結構的標識方法

第一級用:一、二、三……;第二級用:(一)、(二)、(三)……;第三級用:123……;第四級用:(1)、(2)、(3)、……。(序號“一”后面不要標點符號直接正文

3)字體字號的選用。一般按發文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。

發文機關標識使用小標宋體字,紅色標識;大標題2號宋體,小標題3號宋體;秘密等級,緩急時限、主題詞和各標記字符或其他重點推薦使用3號黑體;一般的公文發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關、印發說明使用3號仿宋體;簽發人姓名用3號楷體。

4)排版規格。正文用3號仿宋,每面22行,每行28個字。

5)制版要求。版面干凈,字跡清楚,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過一毫米。

6)印刷要求。雙面印刷、頁碼套正,兩面誤差不超過2毫米。

二、公文裝訂要求

對公文提出裝訂要求,是保證公文在裝訂過程中的質量控制。《國家行政機關公文格式》(簡稱《格式》)規定:a.公文應在左側裝訂、不掉頁。b.包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整,不空。c.無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固。d.后背不可散頁明訂。e.裁切成品尺寸齊整,四角成90度,無毛茬或缺損。

 

第四節公文的稿本

一、公文的稿本

公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿兩種。

1、草稿是指內空和文字表述都不未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱之為草稿。草稿的特點:尚未定型、非正式、無效力。

文稿的分類

按修改次數可分為:初稿、二稿、三稿等

按照作用和形成特點可分為:討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經過修改、審閱,并由領導人簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿,是機關制發文件的唯一可靠的標準稿本。

定稿與草稿的顯著區別是:定稿是“孤本”,定稿的文面上帶有文件簽發人的簽發標記,經會議批準通過定稿有會議批準通過的情況的記載。

二、公文的文本(正本副本可能會考)

公文文本按不同用途可分為:

1)正本。根據已簽發的定稿制發的正式文件,稱為“正本”。

正本的特點:蓋有發文機關印章或領導人親筆簽署,以證實文件的效力。

2)副本。凡是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本,副本又稱抄本。

副本的作用:主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。

3)存本。公文的存本,是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。特點:根據正本印制甚至同時印制出來,除印章或簽署外,具有正本同樣的文件格式和附加標記。

存本與副本的區別:存本是不外發的,一般不加蓋印章或簽署,只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用,副本有正本一樣的效用。

4)修訂本。是對已經發布生效的文件,在實行一段時期后,文件中的某些內容已不短命當前的情況需要進行修改補充的文本,從修訂本發布之日起,原文本即行失效。

5)試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。大多用于一些法、法規類文件,在制發機關認為文件內容還不十分成熟,還必須經過一定時期實踐檢驗,再行修訂時所使用的。(單選)

6)各種文字文本。包括兩層意思:一是少數民族地區,發文往往是同一份文件使用漢字文本和少數民族文字文本。二是在外交工作中使用的文件,往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

 

第四章公文的行文規范(重點章課后思考題全!

第一節公文的行文關系

1、公文的行文規范的意義?

答:為了充分發揮這些公文的現實效用,機關文書部門必須按照黨和國家有關文書工作的文件規定或準則來規范其行文,以保證機關行文和對公文辦理的有條不紊地進行,從而維護機關工作的正常秩序,提高機關的辦事效率。

2什么是公文的行文規范?它包括哪幾個方面?

答:按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。

公文行文規范的內容包括:行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

3什么是公文的行文關系?確定行文關系的基本原則是什么?

答:公文的行文關系。是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍確定的機關之間的文件授受關系。

確定行文關系的基本原則是:

1)國家行政機關的隸屬關系和職權范圍。2)黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍。

一、確定行文關系的基本原則

1)國家行政機關的隸屬關系和職權范圍。

2)黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍。

二、機關之間行文關系的劃分

1怎樣劃分機關之間的行文關系?

★答:黨政機關的行文關系從隸屬關系和職權范圍可以劃分為:

1)同一系統的機關,既有上級領導機關又有下級被領導機關,上下級機關之間,構成領導與被領導的關系。——使用“上行文”“下行文”

2)上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。——使用“上行文”“下行文”

3)非同一系統的機關之間,無論級別高低、既無領導與被領導關系,又無上下級業務部門的指導關系,它們僅僅是一般性關系,或稱不相隸屬關系。——使用“平行文”

4)同一系統的同級機關之間的關系,屬于平行關系。——使用“平行文”

 

(一)什么是機關之間的領導與被領導關系?試舉兩個以上的例子來說明。

答:同一系統的機關,既有上級領導機關,又有下級被領導機關,上下級機關之間,構成領導與被領導的關系。例如,黨的系統:黨中央與各省、自治區、直轄市黨委;各省、自治區、直轄市黨委與所屬的各地、市、州、區(縣)黨委。政府系統:國務院與各省、自治區、直轄市人民政府;各省、自治區、直轄市人民政府與所屬的各市、州、區(縣)人民政府。

 

第二節公文的行文方向與方式

1簡述公文的行文方向與方式。

★答:根據機關之間的不同的行文關系,可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向。

行文方式根據機關工作的需要分為:上行文、下行文、平行文

1)下行文  是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。

根據發言語不同目的和要求分為:

1.逐級下行文。是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。

2.多級下行文。是指黨政領導機關根據工作需要,同時下達幾級機關的一種行文方式。

3.直達基層組織和群眾的下行文。是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種地文方式。

2)上行文  是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管總站的一種行文。

根據發文機關的實際工作需要分為:

1.逐級上行文。是指下級機關直接和所屬上級領導機關的一種行文方式。是上行文中最基本、最常用的一種方式。

2.多級上行文。是指下級機關同時向自己的直屬上級機關和更高級的上級領導機關的一種行文方式。

3.越級上行文。是指在非常必要的警方和我,下級機關可以越過自己的直接上級領導機關,向更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。

3)平行文  是指同級機關,或者不相隸屬的,沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的和種行文。

平行文可以在不分系統、級別、地區的黨、政、軍機關以及社會團體、企業、事業單位之間使用。

2為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式?(判斷說明)

答:逐級上行文就是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。這是上行文中最基本、最常用的一種方式。在正常情況下,下級機關一般都應當采取這種逐級行言語的方式向所屬上級領導機關請示和報告工作,以保證正常的領導關系和業務工作關系。

 

第三節公文的行文規則

行文規則:是指機關行文必須遵守的具體規定或準則。

1行文規則的主要內容有哪些?

★答:行文規則的主要內容有:

1)注意隸屬關系尊重機關職權。2)大力精減文件,嚴格控制發文數量和范圍。3)一般情況下黨政機關不得越級行文。4)牽涉到幾個部門的問題,部門之間要先協商一致或經上級裁決,然后向下行文。5)行文必須正確確定主送機關和抄送機關。6)主送機關與公文種要相互響應。7)關于聯合行文的問題。不同級別的機關不能聯合行文。8)關于“請示”的行文問題。請示的公文應當一文一事,一般只寫一個主送機關。9)關于各級黨政機關的辦公廳(室)的行文問題,必須把握發職權范圍和授權范圍。

10)經批準公開發布的公文,應視為正式公文依照執行。

2、簡述行文關系與發文范圍之間的關系(P107-108)

答:各級機關的行文都必須本著精減的原則,嚴格控制發文的數量和范圍。上級機關對其所隸屬的下級機關有權行文,而不是對其所屬的機關都一定要每文必發,按級別確定發文范圍,行文關系和發文范圍,可以發文和每文必發是有區別的。

3、為什么說一般情況下黨政機關不得越級行文?(P108

答:①黨政機關要嚴格控制越級行文,除非確有特殊情況,一般以不越級為宜,以免打亂正常的領導隸屬關系和工作業務聯系。下級機關如果拋開直接上級機關越級向上行方,就可能使直接上級機關的工作陷入被動,或者造成公文往返傳遞延誤時間。

②同樣,上級機關或業務主管部門向下級行文,一般也要按照直接的隸屬關系而不應當越級,這樣上下級機關或業務部門之間就可以及時溝通情況,以免造成工作上的脫節。

4、為什么說牽涉到幾個部門的問題要先協商一致或經上級裁決后才能向下行文?

答:在機關工作中,有些問題往往牽涉到幾個部門,尤其在當前革經濟體制和轉變政府職能的新形勢下,對某些問題的決定可能影響到某些部門的利益或增加某些部門的工作難度。這就要從全局整體利益出發,經過有關方面充分協商。如果意見未協商一致,就匆匆忙忙各自向下發文件,把不同的意見捅下去,會使下級單位無所適從。如部門擅自行文,上級機關有權責令糾正或下令撤銷。

5、簡述公文的主送機關與公文名稱之間的關系。

答:一份公文的文種要與該份公文的主送機關相互呼應。主送機關是直屬上級領導機關的,其行文可使用“請示”、“報告”等上行文種;主送機關是直屬下級機關的,其行文可使用通知、通報、命令、指示、決定、批復等下行文公文文種;主送機關是同級機關或不相隸屬、不同級別的機關,一般只用平行文“函”的公文文種。如果公文文種與主送機關搭配不當,也會出現行文關系上的混亂。

6、聯合行文要注意哪些問題?(簡述聯合行文的注意事項。

答:一般來說,同級機關、部門或單位可以聯合行文。

聯合行文要注意的問題:

1)聯合行文的各機關或部門必須是同級的,不同級別的機關或部門不能聯合行文。(2)聯合行文對于共同貫徹執行有關方針、政策或興辦某些事業是非常有利的。(3)幾個平行機關或部門聯合行文,應將相對應的各機關都列為主送機關,以便于公同處理或貫徹執行。(4)聯合行文應當確有必要,且單位不宜過多。

7、各級黨政機關辦公廳(室)的行文如何把握好職權范圍和授權范圍?

答:各級黨政機關的辦公廳(室)向下直接行文,必須把握好職權范圍和授權范圍。

1)各級黨政機關的辦公廳(室)是各級黨政機關的辦事機構 ,黨政機關的一些文件,常常以辦公廳(室)的名義發文,要求下一級黨政機關或有關部門貫徹執行,這是辦公廳(室)的工作職責。

2)辦公廳(室)雖然有代表它所隸屬的黨政機關直接向下發文的權力,但它畢竟不是黨政機關本身,而黨政機關的辦事機構,只限于它的職權范圍內的文件和經它所隸屬的黨政領導機關授權的文件。

3)在自己的職權范圍內行文和按照授權的范圍內行文有著不同的要求,因而在文字表達上也就有所區別。

4)同是授權辦公廳(室)名義下發的文件,對授權機關或領導人要在文件開頭加以說明。

 

(一)機關控制發文應當采取哪些有效措施?(P113補)

答:各類各級機關必須認真地精減文件,做到可發可不發的文件堅決不發;凡是在本機關職權范圍的工作就應果斷處理不要事事請示;凡是可用電話或面談洽辦的事,不要再發文件。只有這樣才能有效地克服官僚主義和文牘主義,提高機關工作效率。

 

(二)簡述我國黨政機關確定行文關系的基本準則。(P113補)

答:(1)我國各級行政機關行文關系的基本準則是:地方各級人民政府服從國務院;(2)我國各級黨組織的行文關系的基本準則是:下級服從上級;全黨服從中央。

 

(三)論述,談談對“大力精減文件,嚴格控制發文數量和范圍”的理解?(P107

答:1.各級機關的行文都必須本著精減的原則,嚴格控制發文的數量和范圍。2.有的同志認為,《辦法》和《條例》都規定,黨政機關的行文關系,應當根據各自的隸屬關系和職權范圍來確定。因此,上級機關對其所屬的下級機關都可以行文;這樣理解發文范圍是不全面的,它也是造成發文范圍過大的原因之一。行文關系和發文范圍,可以發文和每文必發是有區別的。上級機關有權對其所屬的下級機關行文,但文件內容與受文單位無關,則不發文,以減輕下級機關的工作量。3.公文是機關工作的工具制發文件是為了實現有效領導,提高工作效率和質量,應當按照公文的內容確定發文范圍。4.在具體工作中,要防止簡單地照抄照轉的層層轉發文件的問題,還要防止“一文多發”,重復發文的現象發生。這樣作法既可以減少發文的數量,節省開支,降低機關辦事成本,又可以消除各級領導同志的案牘之苦,有助于克服官僚主義,提高辦事效率。

 

第五章機關法定公文的寫作(上)

 

公文文種                         黨的機關公文與國家行政機關公文比較


黨的機關公文

國家行政機關公文

名稱

中國共產黨機關公文處理條例

國家行政機關公文處理辦法

紙張規格

A4型(2012年之前為16K

A4

種類

14種:決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復,條例規定、函、會議紀要。

13種:命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

緊急程度

文件:特急、加急

電報:特提、特急、加急、平急

文件:特急、急件

電報:特提、特急、加急、平急、標右上角。

密級位置

份號下方(首頁左上角)

右上角,信函在武文線下左邊。

成文日期

無規定,多用阿拉伯數字

漢字

2012最新版《黨的公文處理條例》去掉了:指示、條例、規定會議紀要改為了紀要。)

 

第一節命令(令)

一、命令(令)概述

1、命令(令):簡稱令,是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。(黨的部門不能發布命令,因為它是政治領導,思想領導

2、適用范圍:適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章;宣布重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤消下級機關不適當的決定。( 《辦法》 )

3、哪些領導機關有權發布命令?

答:(1)中華人民共和國主席;(2)國務院;(3)國務院所屬各部、各委員會;(4)縣級以上各級人民政府;(5)鄉、民族鄉、鎮的人民政府。

二、命令的特點?

1)權威性

①主體:鄉以上級別的國家權力機關的執行機關。

②內容:具有不可更改性。

2)指揮性

3)強制性

三、命令(令)的類型

1、最常用的命令(令)類型有哪些?

答:1)公布令:也可稱發布令或頒布令,適用于國家公布法律,國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。

2)行政令:是國家行政機關為實行重大強制性行政措施而發布的命令。

3)嘉獎令:是領導機關為獎勵有突出貢獻的人或集體而發布的命令。還有任免令、動員令、戒嚴令、通輯令、特赦令。

四、命令(令)的寫作

★命令的寫作要求:

1)必須根據憲法法律規定的權限范圍發布命令。2)要注意各類型命令的共同點不同點。3)語言要準確、凝煉、莊重、有力。

命令的內容單一,一般一文一事,篇幅都比較短。

命令的結構由標題、編號、正文、簽署四部分組成。

1、標題一般可以:1.發文機關加事由+文種。2.發文機關(或領導人職務)+文種。

2、編號方法:一種是單獨編號(中央政府和國家首腦);另一種不是單獨編號(地方政府)。

(正文)3、各類命令(令)的寫法:

①公布令寫法:要說明公布什么法規,什么機關什么時候通過,什么時間開始施行。必須把法規全文放在命令之后同時公布。

②行政令寫法:正文一般由命令原由、命令事項、執行要求三部分組成。

③嘉獎令寫法:正文一般由先進事跡、嘉獎內容、號召三部分組成。

★(一)、行政令正文的寫法:

1)一般由命令原由、命令事項、執行要求三部分組成。

2)命令原由放在正文開頭,用一兩句話說明發布此命令的必要和重要性。

3)命令事項是行政令的主要部分,應把要做什么不能做什么交待清楚,常用分條例列舉,使行文清晰。

4)執行要求放在正文最后,說明執行命令過程中的特殊要求,有時還說明獎懲措施。可單獨成段也可作為命令事項的最后一項例出。

5)、成文日期寫法(書上沒有

①如果是通過會議決定的,以會議通過的那一天為成文日期;②如果是發布性的命令,可以以發布者(國家領導人)發布的那一天做為成文日期;③如果是法規性的可以以法規通過的那一天為成文日期。

★(二)、嘉獎令正文的寫法:

嘉獎令的正文一般由先進事跡、嘉獎內容、號召三部分組成。

1)先進事跡應放在正文的最前面,扼要清晰地說明受嘉獎人最主要的功績,以證明此人確實值得嘉獎。

2)嘉獎內容說明給予受嘉獎人怎樣的鼓勵,如授予榮譽稱號、晉職、晉級、給予物質獎勵等。

3)號召部分表達發布命令者對于有關人員的期望,一般應具體指出要向受嘉獎人學習什么,不可泛泛地叫幾句口號。

 

 

(一)命令的權威性主要體現在哪些方面?

答:命令(令)的權威性主要表現在兩個方面:(1)發布命令的必須是具有鄉以上級別的國家權力機關的執行機關,不具備這一級別,或不是執行機關,都無權發布命令;(2)是命令的內容重要且具有不可更改性,處理一般性的公務不宜使用命令這一文種,命令一旦發出,非十分特殊的情況,不能輕易更改,“朝令夕改”是工作的大忌。

 

第二節議案

一、議案概述

1、議案:是有議案提出權的機構或人民代表,向同級人民代表大會或其常務委員會,提請審議事項的建議性公文。

2、適用范圍:是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

二、議案的特點

1、議案的特點主要有哪些?(單選或多選)

答:1)行文關系及辦理程序的法定性;2)行文內容的單一必和可行性。①議案內容必須單一,一個議案提請審議一個事項。②提交會議審議的事項,必須是成熟的、可以實施的。

三、議案的類型

1)由職能機構提出的議案(職能機構:主要指國家權力機構的辦事或執行機構。如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院等可以提出。)

2)由人民代表提出的議案指

四、議案寫作注意事項

1、簡述議案寫作應注意的問題。

答:1)提出的問題重要且已具務解決的條件。

2)要注意提出的權限和時限。

3)要注意行文格式和辦理程序。

議案的標題:由提議安人、議案內容、文種三部分組成,中間一般要加“提請審議”、“提請審議批準”、“提請審議決定”等字樣。

議案正文:要說明提出議案的理由及具體內容。

議案的簽署:提案人可以是機關,也可以是機關首腦。議案的辦理運作程序和一般公文有所不同,所以議案沒有發文號。

議案審議表格:一般包括編號、案由、提議案人、議案內容、審議結果等部分。

☆2、簡述議案與提案的區別。

答:“議案”曾均稱為“提案”,直到1983年第五屆全國人民代表大會第五次會議以后,才把“提案”改為“議案”。①“議案”是有議案提出權的機構或人民代表,向同級人民代表大會或其常務委員會,提請審議事項的封建議性公文。可以提議案的是國家權力機關的機構及人員以及人民代表。議案是一種特殊的公文,它是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件。②“提案”是指提請機關或一定組織 的會議討論、處理的意見或建議的文書,通常由出席會議的代表或法律、章程規定的有關機關或個人把下級組織、單位或群眾的意見或建議,用書面形式寫出并提交給會議審議。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。

 

第三節決定  決議

一、決定

1、決定:是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。適用:對于重要事項或者重大行動作出決策和安排

2、決定的特點

答:1)內容重要;2)政策性強;3)有約束力。

3、決定的類型?

答:1)指揮型。對重要事項和重大行動作出決策或部署,其特點是影響大,指揮和導向作用明顯。

2)個案型。對某些性質重要、影響較大的個人或事件作出決定,目的是引起注意或警惕,擴大正面影響,縮小消極影響。

3)知照型。有些事情比較重要,需要讓大家知道,用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思,并不需要大家都去實施。

★二、決定的寫作方法

1、決定的具體寫作方法有哪些內容?

答:1)決定的標題,由決定機構、事由、文種構成,在標題下面用括號標出決定日期,有的還標明由什么會議通過。

2)決定的正文,三種類型的決定寫法不同:

①指揮型的決定。一般由決定理由、決定事項、執行要求三部分組成。寫作時要注意做到決定理由充分,決定事項清楚,執行要求明確。指揮型決定因為涉及下級和有關群眾的實踐活動,波及面大,所以作決定時一定要慎之又慎,不能違背黨和國家的方針政策、法律、法規,寫作時要注意體現這一要求。

②個案型的決定。一般由個案事實分析(即決定理由)、決定事項、期望要求三部分組成。針對個案做決定,主要目的是擴大影響,讓群眾學習榜樣,警惕錯誤,所以事實分析要清楚,期望要求要具體。

③知照型的決定。正文寫作較簡單,把需要“廣而告之”的決定事項例出就行,決定根據或理由,可不說,有的需說明一下。

3)決定的文字要準確、鮮明、簡潔以便領會執行。

1)決定有哪幾種類型的寫法?(多選)

答:決定有三種類型的寫法,具體如下:

1.指揮型的決定,一般由決定理由、決定事項、執行要求三部分組成。

2.個案型的決定,一般由個案事實分析(即決定理由)、決定事項、期望要求三部分組成。

3.知照型的決定,只要把需要“廣而告之”的決定事項一一列出就可以了。

二、決議

決議:是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指揮性公文

適用:決議,用于經會議討論通過的重大決策事項。

★1、決議的特點?

答:1)表達群眾意志。2)有權威性和約束力。適用:用于經會議討論通過的重要決策事項。

★2、決議的類型?

答:1)決策部署型,是重要問題經過會議充分研究討論的作出的決議,內容多半是分析問題的性質,提出解決問題的辦法,部署今后的行動。

2)結果公布型,是重要會議往往通過一系列決議,有些決議需要公布于眾,這些決議有的簡單,只要說明會議通過了什么就可以了;有的詳細,還要說明會議對事項的看法等。

三、決定和決議的異同

★1、試述決定和決議的異同。

答:相同之處:1)決議和決定都是下行的指揮性公文,在內容方面接近,側重于對重要事項的決策;2)在文字表述方面,風格也一致,都要求準確、鮮明、簡潔。

決議和決定的不同之處在于:

1.形成的程序不完全一樣。決議必須由會議通過,而決定 可以由會議作出,也可以由領導機構在職權范圍內作出。

2.內容的范圍不盡相同。決議多半針對全局性問題作出決策,決定既可解決全局性問題,也可以解決具體事項。

3.發布形式略有不同。決議以會議名稱發布,決定也可以會議名稱發布,但多半以機關名稱發布。

2、簡答決定在黨的機關和國家行政機關的適用范圍。

答:《條例》(即《中國共產黨機關公文處理條例》規定,決定在黨的機關適用于對重要事項作出決策和安排。《辦法》(即《國家行政機關公文處理辦法》)規定,決定在行政機關適用于對重要或重大行動作出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。

 

第四節指示  意見

一、指示

指示是上級機關對下級機關指導工作的公文。(2012年新版規,只是用于黨的公文,政府部門不在應用了

《條列》規定:“指示用于對下級機關布置工作,指出開展工作的原則和要求。”

★指示的特點:1)針對性。2)原則性。

★指示的類型:

按照指示內容涉及的范圍,可分:1)涉及全局問題,帶普遍性的指示。2)涉及局部問題,帶有特殊性的指示。

★指示的寫作:

1)指示標題由發文單位、事由、文種三部分組成。(如工作特別緊急,則可用“緊急指示”。)

2)指示 正文一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。指示根據包括理論根據、政策根據、現實根據等文字要精練扼要,突出主要根據,指示事項和執行要求要寫得具體明白,使下級能正確領會、方面執行。總的來說,指示的寫作,要以政策把握方向,內容要明確扼要,條理要清晰。

二、意見

意見是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。

1、意見的類型。意見都是對重要事項發表見解,但由于發表見解機構地位的不同,因而意見的類型也有兩種。1)直接指導性。2)批轉執行型。

一、意見有哪幾種類型?

答:意見都是對重要事項發表見解,但由于發表見解機構地位的不同,因而意見的類型也有兩種:

1)直接指導型。領導機關直接對重要問題發表意見,用以指導下級的工作,其性質相當于“指示”。

2)批轉執行型。即“意見”是由職能部門提出,經領導機關同意,批轉或轉發各下級部門執行。

2、意見的寫作。注意內容的政策性、原則性,對下級的要求要明確具體,表述條理要清晰,

1)意見標題。一般也是發文單位加事由加文種,但如經上級機構批轉或轉發,則上級多半用“通知”的形式下達,而將“意見“全文附在后面。

2)意見的正文。一般根據意見的多少,分部分或分條分點闡述,其第一部分或第一點,多半是提出意見的現實根據。后面部分則是對工作的具體要求及實施原則、步驟、方法等。意見的內容,要原則而不空洞,具體而不瑣細,要讓下級知道該怎么做,但又不致束縛下級的創造性。

 

第六章機關法定公文的寫作(中)

第五節 公告 通告 公報

一、公告、通告

1、公告中、通告概述

公告中,是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告,是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。

2、★公告通告的(共同特點和差異?

答:1)發布的公開性,內容都是公開的,發布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發布的范圍不相同,公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發布;通告的范圍小,可通過新聞媒體發布,也可只在一定范圍內張貼公布。

2)事項的重要性,公告和通告是代表政府或一定的機構發布的,其內容涉及較多群眾,因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發布。一般公告公布的,都比較重大的事情;通告公布的,則次于公告。

3)操作的嚴肅性,公告由國家各級政權機構發布,涉及地方法規的,必須由省級以上人民代表大會批準,一般機關團體不得隨意發布公告。公告和通告均內容重要而涉及面廣,因而操作時必須嚴肅,要嚴格按章辦事。

3、公告和通告的類型有哪些?

答:按其內容的性質都可以分為:

1)涉及法定事項的公告、通告——有關人員必須遵守。

2)知照性公告、通告——“廣而告之”不需要遵守或執行。

4、公告、通告的寫作就注意做到哪些?

答:1)符合權限,一事一告。公告、通告寫作前一定要明確是否有必要使用這一文種,發布該文種是否在自己的權力范圍之內。

2)內容明確,證據莊重。公告、通告是公開宣布較重要的事情,要有關人員知道或遵守,所以內容一定要十分明確,以免執法時出現差錯。

3)注意格式。公告、通告的標題有四種形式:①發文單位加事由加文種;②發文單位加文種;③事由加文種;④只有文種名稱。

(一)、簡述公告中、通告的含義及適用范圍?

答:含義:1.公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。2.通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。適用范圍:1.‘公告’適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。2.‘通告’適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

二、公報

公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。

1、公報的特點?

1)具有內容的公開性和重要性

2)發布機關的權威性

2、公報和公告的區別?

1)從發布機關來說,黨的領導機關多用公報,政府機關多用公告。

2)從內容來說,宣布單獨事件多用公告,發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報,(如宣布尼克松即將訪華用公告,而公布尼克松訪華時中美談判結果則用公報)。宣布要有關人員遵守的法定事項,用公告而不用公報。

3、★公報的類型:

1)會議公報。用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。

2)統計公報。發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字,必須由各級統計部門或國家指定的機構發布,任何機構不得隨意發布全國性,地區性的數字統計。

3)外交公報。涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件,主要公布會談各方的觀點及取得的共識。涉及對外關系,其發布應遵循法定的審批手續和途徑。

4、★公報的寫作?

答:不同類型的公報,寫作時要注意的側重點有所不同:

1)會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法,如目的是公布公文結果,只要簡明扼要說明最后結果就行了;如目的是傳達會議精神,就要根據會議內容,作詳細的分析闡述。

2)統計公報必須由國家各級統計部門或國家制定的機構發布,任何機構不得隨意發布全國性,地區性的統計數字。統計公報以發布各種數據為主,其內容一定要科學、準確。涉及國家機密的統計數字,不得在公報中公布。統計公報一般分項分點或結合表格形式發布。

3)外交公報涉及對外關系。其發布應遵循法定的審批手續和途徑。其內容涉及各方的布點和承諾,行文要十分準確和莊重。

 

(一)簡述會議公報的寫作要求。

答:1.會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。2.如果目的是公布會議結果,那只要簡明扼要說明最后結果就行了。3.如果目的是傳達會議精神,那就要根據會議內容,作較詳細的分析闡述,夾敘夾議是最常用的寫作手法。

 

第六節

一、通知

通知是向特定受文對像告知或轉達有關事項或文件,讓對象知道或執行的公文。

1、通知是一種使用面積廣,以下行文為主也可以是平行的公文文種。通知是機關使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途。1)上級機關對下級機關通知應該知道或辦理的一般事項。2)發布某此行政法規或對下級機關工作指示不適宜于用命令或指示發布。3)國務院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉達它的領導機關的會議通過的文件和領導上的指示。4)平行機關和不相隸屬的機關之間互相通知需要知道的事項。

二、★通知的類型

1)發布性通知。用于發布行政規章制度及黨內規章制度。

2)批轉性通知。用于上級機關批轉下級機關的公文(如請示、報告等)給所屬有關人員,讓他們周知或執行。

3)轉發性通知。用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員,讓他們周知或執行。

4)指示性通知。用于上級機關指示下級機關如何開展工作。

5)任免性通知。用于任免和聘用干部。

6)事務性通知。用于處理日常工作中帶事務性的事情,常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾。

三、★通知的寫作

1)標題。多采用發文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務性通知,標題也可只寫“通知”二字。

2)正文。不同類型寫法不同:發布性通知。只要寫明發布什么規章,請貫徹執行就可。批轉性、轉發性通知。簡單的只要寫明批轉、轉發什么文件,請貫徹執行就可以。多數情況下發文單位還要對原文件發表一點意見,最好另起一段,內容是對原文文件的廉價、對貫徹執行提出的要求和希望指示性通知。指示性通知的寫法相對比較復雜。大凡指示下級優勝一件工作,應把工作來由、工作內容、工作要求三個方面講清楚。指示性通知正文的構架大體如此:先用一段或幾段說明為什么要做這件工作,相當于引言;工作內容和工作要求一般結合起來寫,內容多的要分條列出;最后一段或一條相當于小結,對受文單位提出總的要求和希望。任免性通知。一般只要寫明什么權力機關任命或免去什么人擔任什么職務就行。⑤事務性通知。只要把需要周知或執行的事務寫清楚就行。事務性工作較瑣細,所以寫作時要十分仔細。

3)其它事項1.一般在正文之前左上角寫受文機關,在正文之后右下角寫發文機關和發文日期。2.少數通報情況的通知,或受文面極文的通知,可不寫受文單位名稱。3.緊急通知一般要在標題標明事由和“緊急通知”字樣,并在正文中說明發出的原因。

(一)簡述通知的適用范圍。

答:通知適用于:1.批轉下級機關的公文;2.轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項;4.任免人員。

 

第七節

一、通報

通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤,傳達事項的告知性文件。表彰先進、批評錯誤是通報的主要功能也是特有功能。

二、通報的特點

 通報的特點:1)周知性,在發文范圍內所有人都知道。2)指導性,通報對讀者的思想、行為有指導、導向作用。

三、★通報的類型

1、試述通報的類型有哪些?

答:1)表彰先進型。用于表彰個體或集體的先進人物,公布他們的事跡,宣布給他們的獎勵,分析他們的先進思想,指出應該身他們學習什么。

2)批評錯誤型。用于批評犯錯誤的個人或群體,公布他們的錯誤事實,宣布給他們什么處分,分析錯誤的性質,指明應該吸取的教訓。

3)傳達事項型。用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬,以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數。

四、通報的寫作

1、通報的寫作方法:

1)標題。標題多用“發文機關加事由加文種”或“事由加文種”。

2)署名和日期。一般放在正文之后的右下角。

3)受文者名稱。放在正文之前的左上角。

4)正文。不同類型有不同寫法。①表彰先進型。一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習四個步驟。②批評錯誤型。應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。③傳達事項型。一般由兩部分組成,一部分是通報事項的情況或者精神,包括對事項的分析,如它的性質、重要性等。別一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者要多少,視 實際需要決定。

 

(一)為什么說通報具有指導性?

答:通報具有指導性是因為通報的目的不僅僅是要讓群眾知道發生了什么,更重要的是要群眾認清事情的性質,提高思想認識。通報對讀者的思想、行為有指導、導向作用。

 

(二)簡述通報的類型和特點?(多選)

答:通報的類型可以分為三類:1.表彰先進型;2.批評錯誤型;3.傳達事項型。通報的主要特點:1.周知性(在發文范圍內所有人都知道);2.指導性(通報對讀者的思想、行為有指導、導向作用)。

 

(三)為什么要將請示和報告分開使用?

答:請示是向上級提出請求,上級應當答復,而且答復得越快越好;報告是向上級匯報情況,上級一般不必答復。為了文件分類處理的方便,為了提高工作效率,把請示和報告分開有利無弊,十分必要。

(四)簡述表彰先進的通報的寫法。

答:一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何先進學習這樣四個步驟寫。介紹先進事跡要簡明扼要,突出最主要、最感人的部分。宣布表彰決定,只要說明給予怎樣的獎勵就行了。分析先進思想是寫作的難點,要避免一般化,要結合當時的形勢,著重分析先進人物的先進思想。如何向先進學習,要結合形式、切合實際,不可太空泛。

(五)簡述批評錯誤的通報的寫法。

答:批評錯誤的通報,應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。

1.批評根據是說明,為什么要對這種錯誤作出處分并公開批評,要把有關政策、規定交待清楚,使被批評者和群眾都認識到批評是嚴肅、有理由的。

2.錯誤事實要說得準確、扼要、不要糾纏具體細節。

3.對錯誤性質的分析,要著重分析錯誤帶來或可能帶來的惡劣后果。

4.善后辦法是指明被批評者和其他部門及群眾,應如何吸取教訓,改進工作,避免類似錯誤的發生。

這五個部分,除善后辦法應放在最后外,其余四個部分孰先孰后、孰說孰略,可根據實際需要決定。

 

第七章機關法定公文的寫作(下)

第八節報告

一、報告。是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告主要作用是上下溝通。

二、★報告的特點

1)重陳述。

2)有主見。

(報告往往有兩種:一個是被動的,是上級領導要求的,基于你的職責;一個是主動的,基于自己的職權隔段時間要向上報告,例如:做了哪些事,遇到了哪些困難等等。)

補:(2012年對上行文的要求:凡是上行文必須在眉首標明簽發人、簽 發人的姓名,在成文日期下以附注的形式標明簽發人的聯系方式或者單位對這份報告的負責人的聯系方式,以便領導收到這份報告想深入了解或是不了解的情況時進行咨詢詢問時聯系

三、報告的類型

1、按內容涉及的范圍可分為:

①綜合報告:多屬例行報告;②專題報告:就某件事或某個問題專門定的報告,多半是不定期的,根據實際情況的需要而撰寫。

2、按照行文的目的不同,

①呈報性報告:行文目的的單純,就是將有關情況報告上級,讓上級知道。(一般匯報工作、反映情況、答復詢問的報告多屬此類。)②呈轉性報告:行文目的不僅僅是匯報,它還要求上級機關在同意報告的情況下,將報告批轉或轉發給有關單位執行。

四、★報告寫作要求

1)重陳述。報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況,事實和意見的陳述應當是報告的主要內容。陳述事實要清楚扼要。以匯報工作情況為主的報告,應突出重點,把主要事實講清楚。

2)有主見。匯報工作不能只擺事實而沒有匯報者的觀點,匯報者在報告中,應當對所報告的事實,提出自己的看法。表達觀點要精練。報告中需要表達報告者觀點的地方也不少,匯報工作需要自我評價,對今后工作提意見或建議,更是以闡述觀點為主。

3)語言要簡潔樸實。報告是向上級匯報工作,因而一定要實事求是,不可夸大或縮小事實,不可報喜不報憂,不可過份強調困難。

 

五、報告的格式

1、標題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫受文單位;正文之后署發文單位和日期。

(一)簡述報告的主要特點。

答:重陳述、有主見是報告的兩個主要特點。

①重陳述是指報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況和工作意見,事實和意見的陳述應當是報告的主要內容。②有主見是指匯報工作情況應有自己的主張和看法。它有助于上級了解下級和考慮問題。

(二)簡述呈報性報告與呈轉性報告的區別。

答:①呈報性報告的行文目的的單純,即將有關情況報告上級,讓上級知道。②呈轉性報告的行文目的不僅僅是匯報,它還要求上級機關在同意報告的情況下,將報告批轉或轉婦幼保健有關單位執行。③呈轉性報告常常既匯報工作,又對今后工作提出意見或建議,而重點是對今后工作的意見或建議。

★(三)簡述報告的寫作要求。

答:報告的寫作要求有:1、陳述事實要清楚扼要。以匯報工作情況為主的報告,應突出重點,把主要事實講清楚,要能反應事情的總體面貌,而又不過于鎖碎。

2、表達觀點要精練清晰。報告中需要表達報告者觀點的地方也不少,匯報工作需要自我評價,對今后工作提意見或建議,更是以闡述觀點為主。既不要點太多篇幅,又要把自己的觀點說清楚,不要說空話和意思不清楚的話。

3、語言要簡潔樸實。報告是向上級匯報工作,因而一定要實事求是,不可夸大或縮小事實,不可報喜不報憂,不可過份強調困難。樸實的風格和實實在在的內容是一致的。

 

第九節

一、請示的概述

請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

二、★請示的特點

①超前性。請示必須是在辦事之前。

②說明性。請示的目的在向上級說明情況,求幫助。

③單一性。必須“一文一事”。

三、請示的類型

1)請求批準類;2)請求幫助類;3)請求批轉類。

四、★請示寫作要求

請示內容單一,目的較單純。

1、★要遵守行文規則

1)請示應當一文一事。2)請示一般寫一個主送機關,如需要同時送其他機關,應當用抄送形式,但不得同時抄送下級機關。3)一般不得越級請示,因特殊情況必須越級請示時,應當抄送被越過的上級機關。4)受雙重領導的機關,應當寫明主送機關和抄送機關,由主送機關負責答復。

2、理由要充分、要求要合理

3、格式要正確,語言要得體

①標題:一般用“事由加文種”的形式。(不能只寫“請示”二字。)

②正文:多半按請示理由 、請示事項、結束語的順序寫。(請示理由應自成段落。)

③正文之前寫受文單位,正文之后署發文單位和日期。(請示的語言要得體。)

請示與報告的區別:

報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。請示是下級機關向上級請示或批準的報請性公文。報告重陳述并要有主見,請示則具有超前性、說明性和單一性的特點。

 

(一)請示的寫作為什么要堅持“一文一事”?

答:請示必須堅持“一文一事”,不能在一份公文中同時請示兩件以上的事情。這主要是為了便于上級處理,避免產生混淆或延誤。如果一個文件請示了兩件事,領導把兩件事指給兩個部門去辦理,那文件周轉就要耗時耗力,十分不便。

(二)請示寫作的注意事項有哪些?

答:請示因內容單一,目的較單純,寫作時要注意以下幾點:

1、要遵守行文規則。①請示應當一文一事;②請示一般只寫一個主送機關,如需同時送其他機關,應當用抄送形式,但不得同時抄送下級機關;③一般不得越級請示,因特殊情況必須越級請示時,應當抄送被越過的上級機關。④受雙重領導的機關,應當寫明主送機關和抄送機關,由主送機關負責答復。

2、理由要充分,要求要合理。

3、格式要正確,語言要得體。①請示的標題一般用“事由加文種”的形式(不能只寫“請示”二字)。②請示的正文多半按請示理由、請示事項、結束語的順序寫(請示理由應自成段落)。③請示正文之前寫受文單位,正文之后署發文單位和日期(請示的語言要得體)。

(三)簡述請示與報告的區別。

答:報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。請示是下級機關向上級請示或批準的報請性公文。報告重陳述并要有主見,請示則具有超前性、說明性和單一性的特點。

報告適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或建議,答復上級的詢問;請示適用于向上級機關請求指示、批準。向上級機關報送文件,答復上級機關詢問時用報告行文;向上級機關要示審核批示時用請示行文。

 

第十節批復

一、批復

是答復下級機關請示事項的指示性公文

二、批復的特點

1)針對性。針對“請示”這一文種,針對請示的機關,針對請示的問題。

2)指導性。批復針對請示表態或發表意見,對下級的工作有指導、規范作用,下級不能違背上級的批復。

三、★批復的類型

針對請示的內容主要是請求批準和請示幫助兩個方面,批復可分為兩類:

1)表態性批復,主要是答復請求批準類的請示或同意,或不同意。同意的不必說理由,不同意的一般略說理由。

2)指示性批復,針對下級請示的事項或提出的問題,提出處理意見,帶有指導下級工作的性質。

四、★批復的寫作要求

1)要先回應后批復;2)態度要鮮明,措辭要明確;3)要及時批復。

 

第十一節

一、函

函是機關之間辦理日常公務的交往性公文。一般用于平行機關和不相隸屬的機關,但有時也可用于上下級之間的交往。

二、★函的特點

1)形式靈活,適應性強;2)務實性強。

三、★函的類型

1、商洽函。用于機關之間商洽工作、討論問題。——用于平行機關和不相隸屬的機關。

2、問復函。用于機關之間提出詢問和答復詢問。——用于平行機關和不相隸屬的機關,也可以用于上下級之間的交往。

3、請準函。用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。——用于平行機關和不相隸屬的機關。

4、知照函。用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。——用于平行機關和不相隸屬機關,也可用于上下級之間的交往。

★在下列情況下需要用“函”:

①平級機關之間商洽問題要用“函”;

②向主管機關請求批準要用“函”;

③無隸屬關系的機關之間有事行文要用“函”;

④上下級機關之間有事進行詢問要用“函”;

⑤上級答復下級的詢問要用“函”。

四、函的寫作要求

——格式與寫法,與一般書信基本相同:1)一事一函,直陳其事;2)語言要平實、親切、自然。

五、函的格式

函的正文,一般由緣由、事項、結語(表達發函者的愿望)三部分組成。

 

第十二節 會議紀要

一、會議紀要

會議紀要是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。會議紀要出現于民國末年。

二、★會議紀要的特點

1、紀要性。把會議的主要精神和議定事項,經歸納整理。表述出來,而不涉及會議的一般過程,議而未決的事項。

2、約束性。反映統一精神和議定事項的會議紀要,對與會者和有關人員,具有約束力。

3、知照性。公開發表或內部交流的會議紀要,可以讓群眾或有關人員了解會議的情況。

三、會議紀要的類型

1)決議性會議紀要;2)協議性會議紀要;3)研討性會議紀要。

根據會議的性質和擬寫會議紀要的目的,可分為三大類:

1決議性會議紀要。多半是有一定權力的機構召開的研究工作的會議,紀要記載會議的主要精神和決議事項,可以作為傳達和部署工作的依據,對今后工作的指導意義。——是最為常見的紀要

2協議性會議紀要。由代表不同方面的不同機構聯合召開的商討共同關心問題的會議,紀要主要記載各方取得的一致意見,對各方今后的工作有約束力。這種會議紀要具有協議書、意見書性質

3研討性會議紀要。研討問題或交流情況、經驗的會議,各抒已見,不需要統一意見,不需要作決議,紀要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以了。

四、會議紀要的寫作

1、會議紀要一般是在會議結束后起草的,經主管領導人簽字同意才算定稿。

2、會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可以省去“會議”二字。

3、會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。

4、會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最后署名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關,不另外署名。

(一)會議紀要的正文寫法?

答: 1)正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分。

2)會議概況介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、會議過程等,,其詳略視實際需要決定,應盡可能簡要,一般放在正文開頭,有時可移至正文最后。

3)會議內容是主要部分,介紹會議討論和決定的主要事項,要寫得觀點鮮明、主題突出、內容充實、不可出現漏缺,常見的有綜合歸納和分項例舉兩種寫法。

4)結束語是小結,往對與會者、下級機關、有關群眾的出一些希望和要求。

 

第十三節 條例 規定

一、條例

條例是由常政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作活動、行為等的法規性公文

條例的類型:

1)黨的中央機關制定的條例,適用于規范全黨的工作、活動和黨員行為。

2)國家行政機關制定的條例,適用于規范全國性的某一方面的工作。

3)地方權力機關制定的條例,適用于規范地方某一方面的工作。

二、規定

規定是各級黨政機關、社會團體企事業單位規范某方面工作的規章性公文

規定的類型:

1)黨內規定:由黨的中央機關制定,適用于對黨內某一方面的工作作出規定。

2)法規性規定:由有條件制法規的機構制定,適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規定。

3)一般性規定:機關團體對某些工作作出的具體規定,不屬法規性質,但在一定范圍內的規范作用。

三、條例和規定的寫作

1、條例和規定的寫作須注意?

答:條例和規定都是規范性文種,關于規范性文件的寫作,可綜合以下四點:

1)草擬條例和規定要遵循下列原則:1.堅持四項基本原則,為改革、開放、搞活和社會主義現代化建設服務;符合憲法和法律,符合黨和國家的路線、方針、政策;從實際出發,實事求是;貫徹民主集中制,充分發揚民主。

2)起草條例和規定,應當對現行內容相同的法規進行清理。

3)條例和規定的內容用條文表達,常見的“章條式”和“條款式”兩種寫法。

4)語言要準確、嚴密。

(一)簡述條例和規定的異同?

答:1.規定在性質上和條例一樣,屬于規范工作、活動、行為等的規章制度性的文種。2.但條例規范的范圍大,制定和發布條例的機構的級別高,而規定規范的范圍較小,能夠制定和發布規定的機構的級別可高可低,可以是中央一級的黨政領導機關,也可以是各級職能部門和社會團體、企事業單位。3.從使用范圍來說,規定比條例廣,很多局部的、具體的工作,都可以用“規定”來規范,而“條例”規范的工作一般帶有全局性,不涉及過于細小的工作。

 

第八章 機關其他常用文書的寫作(上)

第一節 規章類文書

一、規章類文書

規章類文書是規范工作、活動、行為等的規章制度類文書,適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。

1規章類文書種類

規章類文書包括:條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種。

2規章類文書的特點

1)具有內容的規范性;2)執行的強制性;3)制定的程序性。

①內容的規范性是指規章類文書是為了規范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的,它是辦事的準則、活動的依據、行為的規范。

②執行的強制性是指規章制度一經確定并公布實施,有關人員就必須遵守、不能有特殊例外者,不能任意解釋或變通。

③制定的程序性是指規章類文書從草擬、確定到公布實施,應按一定的程序進行。

二、規章類文的寫作四種類型

1、辦法

辦法是對某一項行政工作作出比較具體的規定。——辦法和條例、規定一樣,同屬于行政法規。

辦法的內容應:具體、周全、便于操作。多條款形式。

一、辦法的概念?答:辦法是國家機關、社會團體、企事業單位用于對某項工作或活動的進行作出具體規定的文件。其目的明確,要求具體,具有較強的行政約束力。“辦法”規范的內容比“條例”、“規定”更具體、更細致。

二、辦法的寫作要求?答:辦法的寫法基本上和條例、規定一樣,內容比較多的用“章條式”,如《國家行政機關公文處理辦法》共九章、五十七條;一般常見的是“條款式”,如《個人所得稅代扣代繳暫行辦法》,共二十五條。辦法規定的內容,應具體、周全、便于操作

2、實施細則(實施細則的概念和寫法?)

實施細則是實施法律、法規的細小規則,它多半是主管部門針對實施法律、法規時已經或者可能出現的種種問題而制定的規則,目的是加強法律、法規的可操作性,保證法律、法規的順利實施。寫法:一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

一、實施細則與法律、法規的聯系和區別表現在哪里?

答:①區別為:法律、法規必須概括;實施細則必須具體,便于操作。

②聯系為:實施細則的內容必須和法律、法規的有關條款相對應。

二、實施細則的寫作要求?

答:實施細則就是實施法律、法規的細小規則。

1)實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

2)法律法規必須概括,實施細則必須具體,便天操作。實施細則的內容,必須和法律、法規的有關條款相對應。(17:00

3、章程

章程是一定組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。

章程的種類:①組織章程,系統闡明一個組織的懷質、宗旨、任務、成員、機構、活動方式、經費來源等。②辦事章程,是為了辦理某項工人而制定的規章制度。

章程的形式:“章條式”——政黨、較大的社會團體的章程多采用;“條款式”——機構較小、涉及事務不很多的章程采用。

4、守則

守則是特定范圍的全體成員必須遵的行為準則。寫作要求:簡短、精練、易記。

守則的寫作要求

守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。

守則因為需要有關人員都遵守,涉及的人比較多,因此必須簡短、精練、易記。其寫法多半是把內容概括為幾條,甚至是朗朗上口的若干短句或詞組,以便群眾容易掌握。

守則的寫法和條例、辦法、章程等規章文書有明顯的不同,簡潔易記是它的最大特點。

 

 

第二節 計劃類文書

一、計劃類文概述

1計劃類文書是機關團體為達到某一目標或完成某一任務,對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

計劃類文書包括規劃、綱要、計劃、安排等文種。

2013.10)2、★計劃類文書的作用:

答:1)下情上達。下級機關通過上報工作計劃,可以得到上級機關的指導和幫助,減少完成計劃過程中的困難。有些工作超出本身權限的,更需要上級機關批準后才能實施。

2)上情下達。上級機關把自己的工作計劃告訴下級機關,可以起宏觀調控的作用,使下級機關能根據全局的計劃,安排好自己那部分工作。

3)統一自身步調。機關單位通過對本單位工作計劃的討論和制定,可以使全體成員思想統一、步調一致,共同為完成計劃貢獻自己的力量。

二、★計劃類文書的特點

答:1)目標的前瞻性。任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標,這目標不是任意確定的,它必須服從更長遠的奮斗目標。

2)操作的預想性。工作計劃必須有實現目標的步驟和措施,這些步驟和措施,是根據主觀和客觀條件,借鑒自己和別人以往的工作經驗,設計出來的,它應當具有可操作性,同時又具有尚未經實踐檢驗的預想性質。

三、★計劃類文書的類型

答:根據完成期限、內容側重、具體作用的不同,計劃類文書可以分為三大類:

1)規劃類:實現目標的期限較長,往往是五年以上。內容側重在工作的指導方針、努力方向、工作的實施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作戰略性、方向性的規定,以指導局部的、短期的各項工作。文種名稱常用:規劃、發展規劃、遠景規劃、綱要、發展綱要等。

2)計劃類:實現目標的期限較規劃短,以年度計劃和一年以內的短期計劃為多。文種名稱一般都叫“計劃”。

3)安排類:指較短時間段內對工作的具體安排。它的內容具體、細致,執行和檢查均極方便。

計劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見,也以“條款式”和“表格式”結合使用的。

四、★計劃類文書寫作要求

答:1)分析情況要認真細致。訂計劃前一定要吃透這樣三方面的情況:①大環境的形勢及要求,包括全國、本地區、本系統的發展形勢及對本單位提出的要求。②主觀條件,指本身人力、物力、財力情況及可挖掘的法力。③客觀條件,指上級和其他部門可能給予的幫助等。

2)確定目標要實事求是。

3)措施步驟要切實可行。

4)條目要分明,語言要簡潔。

①標題由機關名稱、適用時間、內容類別、文種名稱四部分組成。

②正文格式多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計劃的內容

完整的計劃包括:1)現狀分析;2)目標和任務;3)主要措施;4)實施步驟;5)執行要求。

計劃正文的格式以“條款式”或“表格式”最為多見,也有條款式和表格式結合使用的,條款式分條分點,眉目清晰;表格式一般用于說明任務分配,時間安排等內容,其好處是一目了然。計劃的文字盡量簡潔,但表達要明確。

 

 

第三節 總結

一、總結概述

總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后,對已做工作進行概括及評估的文書。

總結與計劃關系:總結和計劃是相對應的。計劃是工作之前擬定,用以指導工作;總結是工作之后進行,用以檢查計劃完成情況,認識計劃執行過程中的經驗教訓,目的是提高執行者的水平,以利今后的工作。

總結的作用:下情上達和提高自身。

二、總結的特點

1)回顧性:總結的內容是回顧已經做過的工作。

2)經驗性:從工作中引出經驗教訓,為以后的工作提供借鑒。

三、總結的類型

從內容的涵蓋來分,可分為兩種:

1)綜合性總結:是關系全局的總結,內容涉及多方面的工作。

2)專題性總結:只就一個方面、一項工作,甚至一個問題進行總結,內容比較單一。

四、總結的寫作

總結的寫作要求:

1)回顧工作情況要實事求是。

2)總結經驗教訓要著眼未來。

3)綱目要清晰,文風要平實。

標題:常見有單行標題和雙行標題兩類。

總結的寫法:

正文有兩種寫法。1)“分層展開式”是一種縱式結構,其內容和排列順序通常是這樣的:總體概括、主要成績及做法、存在問題、經驗教訓、今后努力方向五層內容。

2)“綱目帶動式”是一種橫式結構,采用夾敘夾議的寫法,以議論為綱目,帶動具體材料的陳述,內容的幾個層次之間并列關系。

(一)試述總結的作用和特點。2015.10

答:1)總結的主要作用是下情上達和提高自身。

下級機關做了哪些工作,取得了什么成績,還存在什么問題,有什么經驗教訓,總結之后及時報告上級,是上級掌握全局動態的需要,也有利于加強上級對下級的指導。

機關團體做了工作,領導層和群眾共同進行總結,把感性認識提高到理性認識,可以大大促進自自身素質的提高。自身素質提高了,工作質量、工作效率就會隨之提高。

2)總結的特點有二。

①回顧性:總結的內容是回顧已經做過的工作。在總結的時間段內,做了多少就寫多少,不能無中生有,不能夸張摻假。一有虛構成分,就失去回顧性,變成編造事實了。②經驗性:總結的目的不僅僅在回顧已經做過的工作,還在于由感性的認識上升到理性的高度,從具體工作中引出經驗教訓,以便為以后的工作提供借鑒。

 

第四節 調查報告

一、調查報告概述

調查報告是針對現實中發生的較重要的問題,作專門調查后,利用調查材料寫成的書面報告。

★調查報告的作用:主要是提供真實的社會情況,為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。

二、★調查報告的特點2010)

1)針對性強:即調查報告寫作的目的很明確,都是針對一定的現實問題寫的。

2)紀實性強:調查報告的主要任務是提供與要解決的問題有關的事實,是真實的,確鑿的材料。

三、調查報告的類型

根據調查報告的性質和作用分:

1)新聞性調查報告;

2)政務性調查報告;

3)個案性調查報告。

(一)什么情況需要寫調查報告?

答:1)社會普遍關注或需要引起社會關注的問題的調查,寫成后供傳媒發表。

2)為領導重要決策服務的有關情況和信息的調查,寫成后供領導參考。

3)為解決較復雜問題服務的專題調查,寫成后供有關人員參考。

四、調查報告寫作要求

1)深入細致、客觀公平的調查是寫好調查報告的前提;

2)圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務;

3)調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題。

調查報告的格式:

①標題:有公文式標題和新聞式標題兩種形式。

a.公文式標題:“對像加內容加文種”、“對像加文種”、“內容加文種”三種形式。

b.新聞式的標題:有單行和雙行兩種。單行的形式有:直陳式、提問式、結論式等。雙行的一般是正標題點明主題或提出問題,副標題說明調查對像、內容等。標題中如果沒有“調查報告”或“調查”字樣,發表時一般應注明“調查報告”或“新聞調查”。

②正文:一般分前言、主體、結尾三個部分。

前言:陳述調查材料之前的說明,可以介紹調查對介,介紹調查的目的和過程,也可以闡述調查的意義,甚至可以點明調查的結論。

主體:調查報告的主要部分,調查所得的材料和結論都放在這部分。主體以陳述材料為主。

結尾:是調查報告全文的總結,或再一次強調結論或提出建議與希望,或提出進一步思考的問題。

 

(一)試述調查報告的寫作應注意的問題?

答:1、調查報告是針對現實中發生的較重要的問題,作專門調查后,利用調查材料寫成的書面報告。

2、調查報告的寫作要注意以下三個方面:

①深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。沒有調查也就無所謂報告,報告的內容就是調查的經過和結果,所以寫調查報告之前一定要做好調查工作。調查工作一定要深入細致,努力掌握全面情況。調查者的態度要客觀公正,不帶偏見。

②圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務。調查報告時應根據說明問題的需要,選擇重要的、典型的材料。調查報告可以有觀點,甚至在一般情況下也應當有觀點,但這些觀點必須是從材料中得出的必然結論。

③注意調查報告的格式,調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題兩種形式。a.公文式標題比較簡單樸素,有“對介加內容加文種”、“對像加文種”、“內容加文種”三種形式。b.新聞式標題有單行和雙行兩種。單行的形式有直陳式(如《自貢鹽業生產憂喜錄》)、提問式(如《糧食霉變原因何在?》、結論式(如《安慶第三產業發展快》)等。雙行的一般是正標題點明主題或提出問題,副標題說明調查對像、內容等。

 

第九章  機關其他常用文書的寫作(下)

第五節 講話類文書

一、講話類文書

講話類文書就是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱。——是在公眾場合經常使用的文書。

二、講話類文書的類型

根據講話的場合及主旨的不同,可分為三類:

1)講話稿:是指各級領導在各種會議上宣讀的文稿。

2)開幕詞:是在大會開始時,由主要領導人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。——具有指導性、方向性和基調性的作用。

閉幕詞:是在大會結束時由主要領導人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。——具有總結性、激勵性和評估性的作用。

3)歡迎詞:是對客人的到來表示熱烈歡迎的一種講話類文書。

歡送詞:是送別客人時表達良好祝愿的一種講話類文。

答謝詞:是賓客在受到主人的熱情款待時,向主人表示感謝的一種講話類文書。

三、★講話類文書的特點

1)口頭性;2)直接性;3)針對性;4)情感性。

四、講話類文書的寫作

講話類文稿的寫作有三部分:開頭、主體、結尾。

1、(講話類文書)寫作格式

①講話稿的寫作格式。沒有固定的寫作格式,往往依講話的內容、場合和目的而定。

開頭:可采取開門見見的單刀直入式,也可以采用設置懸念的提問式,或說明講話目的和原因的交代式。

主體:主要是闡明形勢、任務、方法對策等內容。

結尾:一般總結全文,自然收束,并提出希望。展望未來,使人回味無窮。

②開幕詞的寫作格式。

開頭:宣告會議開幕,常用稱呼開頭,接著說明會議的組織情況。

主體(即正文):一般先總結以往成敗得失,然后說明大會議題,或者叫大會任務;指出解決這些議題(任務)的有利條件,進行可行性分析,使得大家認識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的,條件已經具備;還可交待大會議各,即大會的主要活動安排情況。

結尾:結尾要有鼓動性、號召性和預祝性,提出要求和希望,意在為大會的順利進行創造良好的氣氛。

閉幕詞的寫作格式:

開頭:概括總結大會的主要成效。

主體:包括兩方面內容。

一是分門別類總結大會情況。

二是提出貫徹執行的意見。

結尾:一般提出號召或希望,也可以鼓舞人心的口號作為結尾。

③歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式

開頭:首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象,寫作時應用尊稱,然后用熱情洋溢的語言向客人們表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時應充分流露致詞者的友好心情。

主體:這部分內容寫作比較靈活自由,無固家的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態度。

結尾:應對主體部分的內容做出總結,同時對有關問題,特別是涉及雙方共同關心的有關事項發出號召,提出期望。寫作時應使用一些具有激勵性、鼓舞性的語言,從而起到振奮人心、激勵向上的作用。最后再寫上一些表示祝愿的話語。

2、★講話類文書的寫作要求

1)主題要鮮明、集中。切勿顧左右而言他,東拉西扯。

2)材料要真實、新穎。

3)布居要清晰、緊湊。講究步步推進,環環相扣。

4)語言要明白、生動。表達要簡單、明了、生動活潑。

 

第六節 記錄類文書

一、記錄類文書概述

記錄類文是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。

記錄類文書的類型包括:

①會議記錄。會議記錄是如實記載有關會議基本情況和主要內容的文書。還是制作會議經要、會議簡報等公務文書的重要依據。

②電話記錄。電話記錄是在用電話處理公務時,記載有關通話內容的文書。

③接待記錄。接待記錄是指在接待群眾來訪時,記載有關通話內容文書。

④大事記。大事記是將本機關本部門工作的重大公務活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。具有客觀、準確、系統、可信的特點。

二、★記錄類文書的特點

1)內容紀實性;2)材料的直接性;3)語言的實錄性。

三、記錄類文書的寫作

(一)會議記錄的寫作格式及寫作要求:

1、會議記錄一般包括以下部分:

1)會議組織情況。應寫明會議名稱、屆數、起止時間、地點、出席、缺席人數和姓名以及缺席原因,主持人和記錄人的姓名,會議主要議題等。

2)會議議題和議程

3)會議的進程和內容

4)必要的手續:每次記錄完畢后、散會前把記錄當眾宣讀,發現成就或遺漏應立即更正或補充,然后由會議主持人和記錄人在記錄后邊簽字,并注明本次記錄的總頁數。

2、會議記錄一般要求

1)記錄人必須集中精力,把應該記錄的內容迅速記錄下來。

2)要求記錄得正確、清楚、完整,重點內容要求準確、詳細。

3)對特別重要的會議內容,為保證記錄的準確,可根據現場錄間整理或核對記錄稿,可幾人同時記錄,完畢后核對,整理出一份準確、完整的記錄。

4)會議紀錄一般用漢字書寫,字體要規范、清楚,不要用速記符號或其他非規范文字、文體,以保證其作為原始依據的有效性。

(二)電話記錄的寫作格式及定價寫作要求:

一般由發出電話記錄和接收電話記錄表格填寫。

1)★電話記錄要注意的情況(接受電話一般應包括的內容):

①接受時間。

②來電話單位和來電會話人、注明其姓名、職務等身份情況。

③來電話內容。

④處理結果,即將電話記錄交有關人員處理的情況,此項內容在受話完畢后才能填寫。

⑤接電話人姓名,必要時寫明職務。

2)發出電話記錄一般應該包括:

發電時間;發往機關;發電話人(姓名、職務);接電話人(姓名、職務);發電話事由。

3)★作電話記錄要注意以下要求:

①接受匯報或了解情況時,要記明事件事情,必要時還要詢問有關情節和細節,每個要素、情況都城要細致準確,整體情況要完整。

②電話請求時,要記清領導機關或領導人作的指示或答復,并記明發話人(傳達人或領導本人)的姓名、職務,以便向本單位領導匯報。

③接受上級指示或通知時,要分條記明指示或通知事項,對時間限制、工作安排和要求等要記清楚、準確。

④重要的發話內容,要求對方復述,讓對方確認無誤才行。向別人傳達重要事項時,也應要求受話人復述受內容。

⑤一定要記下來電話人或受話人的姓名、職務、以保證內容的可靠、保密,并有據可查。

(三)接待記錄的寫作要求

1、接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間及辦理結果等項。

2、接待記錄的寫作要求基本同于會議記錄和電話記錄。

(四)大事記的寫作格式及寫作要求

1、大事記的寫作一般包括:

1)標題。一般由機關名稱及內容加“大事記”構成。

2)開頭。用于說明編寫目的、意義、體例及時限等。

3)正文。由時間和記事兩部分構成。按年月日排序。

4)結尾。用于說明材料的真實性和使用、處理等事項。

2、★大事記的寫作要求:

1)要記述“大”事。大事不漏,小事不記。

2)要客觀真實。

3)要言簡意賅。

(一)會議記錄的作用是什么?

答:會議紀錄。一般要求把會議上所作的報告、講話、傳達的指示、討論的情況和形成決議等內容記錄下來,以此作為會議情況全面、客觀的原始記錄。記錄和整理會議記錄,不僅可以做為原始材料長期存查,更重要的是為會議議決事項能在會后得到很好的貫徹執行并為今后檢查執行情況提供依據。此外,會議記錄還是制作會議紀要、會議簡報等公務文書的重要依據。

(二)簡述記錄類文書的特點?

答:1、內容的紀實性。記錄類文是對有關情況的實錄,具有重要的依據查考作用,是一種紀實性文書。

2、材料的直接性。記錄性文書的材料來源是直接的第一手材料。

3、語言的實錄性。記錄性文書的語言一般是如實記錄下別人的語言,撰制者不能把自己的主觀感受摻雜在別人的語言里。

 

第七節 簡報類文書

一、簡報

簡報是簡明扼要的書面報告。

簡報類文書作用(多選):是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作展開的一種簡短的、摘要性的信息載體。一般在單位內部運轉,是使用最、最廣泛也是最常見的應用文書之一。

常見的名稱有:“簡訊”、“快訊”、“快報”、“動態”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報”、“情況反映”、“內部參考”、“摘報”等。

二、簡報類文書的類型

1)會議簡報。即專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。

2)工作簡報。就是反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

三、簡報類文書特點

1,即簡報在文字上要簡明扼要。

2,即編發簡報要迅速及時。

3,即立意要新、內容要親新。

四、簡報類文書寫作

1簡報類文書的寫作格式:一般由報頭、主題、報尾三部分組成。

①報頭:簡報的一個突出特點就是有獨特的報頭。

②主體:主體一般由按語、標題和正文組成。

按語:用來說明編發簡報的原因或目的,以引起讀者的重視。

標題:擬定標題要盡可能做到準確、簡練、新穎、有吸引力。

③報尾:正文寫完之后,用一條黑線將主體部分與報尾部隔開,在黑線下寫簡報的報、送、發單位及簡報的份數。

2簡報類文書寫作要求:

1)內容要真實、確切。2)篇幅要短小。3)針對性、指導性要強。

(一)簡述簡報類文書的作用。

答:簡報類文書。用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作展開的一種簡短的、摘要性的信息載體。一般黨政機關、社會團體、企事業單位內部運轉。簡報類文書雖不能代替正式公文,但卻是使用最普遍、最廣泛也是最常見的文書之一。隨著社會的發展變化,簡報類文書的使用范圍也日益擴大,成為機關內部向上級機關反映情況和向下級、平行單位溝通情況時經常使用的一種不可或缺的重要信息工作。

(二)會議簡報的作用是什么?

答:會議簡報專門報導會議期間的情況:包括會議的進程、討論的內容、領導講話、與會者的重要發言、提出問題和建議,以及會議的議決事項等。如各地召開的黨代會、會代會以及各種重要的專業會議等都可以用會議簡報來反映,它可以使上級機關和與會人員及時掌握和了解會議動態和進展情況。

 

第八節 建議類文書

一、建議類文書概述

1建議類文書,是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。

2、建議類文書的分類:議案、提案、建議三種。

①提案。提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。

②建議:是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

二、建議類文書的特點

1)建議性。建議類文書應對工作提出合理化建議,以利于改進工作,推動事業發展。

2)說理性(又稱理論性)。建議類文書是針對現實中存在的某些問題提出的建設性、批判性的構想,要寫明提出該問題的依據,充分說明理由,富于說理性。

3)委婉性。建議類文書不僅要其能曉之以理,還要求能動之以情,這就要求建議者的語氣委婉平和,切中要害、切勿使有要挾性語言,以免適得其反。

三、建議類文書的寫作

1提案的寫作格式與寫作要求

1)提案的寫作一般包括:

①標 題。寫明***單位***會議第*號提案。

②案 由。此部分簡明扼要地寫明提案的內容。

③提案人。在“案由”下方,寫上提案人的性名(簽名)。

④理 由。理由要說明提出建議或意見的原因。

⑤辦 法。寫明解決問題的辦法和措施。

⑥日 期。在正文的右下方,署上提案所寫的時間。

2)提案的寫作要求

①熟悉同提案有關的情況。

②注意區別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見,分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

2建議的寫作格式及寫作要求

1建議的寫作格式:是由標題、稱謂、正文和落款組成。

①標題。有三種寫法:一是直接寫“建議”或“建議書”;二是在其之前加上建議或倡議的主要內容,有時還加上建議單位名稱;三是采用文章標題寫法。

②稱謂。即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。

③正文。一般由前言、主體和結語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等;主體寫建議的具體事項。結語寫希望、要求等。

④落款。寫建議者個人、集體或單位名稱,并注明年、月、日。

2)★建議的寫作要求

①把握分寸要適度;②所列內容要具體;③表述語言要精練。

 

第十章 公文處理工作

第一節 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作

常見的有廣義和狹義兩種解釋。(本書所講的是廣義上的公文處理工作

1、廣義上說,公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。

廣義可以從以下幾個方面來理解:

①從發文階段來說。從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討論修改、審核把關與領導簽發定稿以至印制發出所必須經歷的一系列處理環節。

②從收文階段來說。從來文的簽收、登記、分發、傳閱、擬辦、批辦、催辦以及答復等,也必須經歷一系列處理環節。

③從公文管理來說,機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作,既要充分發揮公文的效用,又要有利于公文的保密,還必須建立一系列管理環節。

④從公文的立卷歸檔階段來說,公文在處理完畢以后,人們還要將其中對今后的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件,進一步整理立卷,進行歸檔保存,必須經歷一系列的處理環節。

2、從狹義上來說,主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。

二、★公文處理工作的特點

1、政治性。公文處理工作的政治性,是指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行;②還集中體現在它是整個國家機器正常運轉的重要保證;③還表現在提高機關工作效率的重要環節上。

2時限性。(主要表現在:①凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理,不能延誤;②有的公文的處理要講究適時;③公文處理的各個環節都要注意時間上的銜接。)

3、機要性。公文處理工作的機要性,是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程度的機密性,以及文書工作崗位的重要性

4、規范性。公文處理工作的規范性,是指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔的過程中,必須遵循統一的規范

三、公文處理工作的作用

1、公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現在:

1助手作用。在機關內部,公文處理工作是機關領導人和業務工作者不可或缺的助手。

2紐帶作用。任何一個機關,都不能孤立地存在,都有上下左右的機關與之發生各種各樣的聯系。

3查考作用。其中一部分按規定移交檔案館,作為長期或永久保存,以備日后查考之用。

2、公文處理工作的作用與公文的作用的區別:

1)公文的領導指導作用,行為規范作用、信息傳遞作用、公務聯系作用和憑據記載等作用是通過公文這個載體中的內容來實現的。

2)公文的處理工作的作用,主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用。

(一)試述機關公文處理工作及其特點?

答:公文處理工作是機關秘書部門一項最主要、最大量也是最重要的日常工作。它是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。其特點是:①政治性;②時限性;③機要性;④規范性。

 

第二節 公文處理工作的任務與組織

一、★公文處理工作的基本任務

公文處理工作的基本任務是:科學地組織機關的文書工作,及時準確地處理機關的往來公文,有條理地、安全地運轉公文,完整地保管公文,正確地發揮公文的作用,有效地推進機關工作,為機關領導工作服務,為社會主義現代化建設服務。

基本任務的主要內容有:1)文件的收發、登記和分送;2)文件的擬辦、批辦、承辦和催辦;3)文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印;4)會議、匯報、電話的記錄和整理;5)文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作;6)歸檔文件材料的系統整理、編目和歸檔工作;7)處理群眾來信;8)為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

二、公文處理工作的組織

公文處理工作的組織包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

1、公文處理工作的組織機構

①對于一些較大的機關來說。可考慮設立專門的機構,歸機關的辦公廳(室)領導。這些主要擔負公文處理工作的機構,通常被稱為文書處理部門,而相對地將機關內其他業務職能機構稱之為承辦單位或辦文部門。

公文處理工作的主要部分由機關的辦公廳(室)負責,其下邊可以設立文書處(室)、信訪處(室)、機要室、打字室、印刷廠、收發室、通訊科等公文處理機構。通常稱為文書處理部門。

②對于一引起較小的機關,或者基層單位來說。一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。

③對一一些企業單位來說。大中型企業都在辦公室內設文書乎或秘書科等公文處理工作機構;小型企業則只在辦公室內設專、兼職的文書工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領導

從全國來說,由中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。

從一個機關來說,它的公文處理工作由本機關的秘書長或辦公室主任負責領導

★它的主要職責有1)對本機關公文處理工作的任務和公文處理的組織工作,提出全面的工作計劃和實施議案。

2)總結本機關及其所屬單位公文處理工作的經驗,推廣先進典型,發現問題,及時糾正,并提出改進的意見和辦法。

3)設計文書規格,促進機關公文處理工作的規范化、標準化,組織印制機關公文規范化、標準化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等,并組織購置公文處理工作所需要的設備。

4)指導、幫助機關各部門專職、兼職文書工作人員的業務工作。

5)制定機關公文處理工作規范的有關規章制度,并對執行情況進行檢查、監督和協調。

從上下級機關的關系來說,上級領導機關的辦公廳(室)負有責任對其所屬的機關、單位的公文處理工作進行業務指導。  

3、公文處理工作的組織形式

1)公文處理工作組織形式的類型

①集中形式。它是指在一個機關內,除了文件的承辦外,公文處理的各個環節都集中在機關的中心機構,亦即辦公室來時行。由辦公室直接同機關領導和各業務部門聯系,而各業務部門一般就不再設立公文處理機構或者專職、兼職的文書工作人員;

②公工形式。它是指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳(室)以及各業務機構的公文處理部門或專職、兼職文書工作人員分工負責進行。(A按文件內容和職責分工;B按公文處理的不同環節分工。)

2)公文處理工作組織形式的選擇。應根據各機關的實際情況而定,以能及時、準確地處理公文,提高機關工作效率和方便工作為原則。

2009.01☆機關在選擇公文處理工作的組織形式時,通常要考慮的情況主要有:

①機關的工作性質、任務和職權范圍。

②機關內部組織機構設置的層次、數量。

③機關收發文件數量的多少。

④機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

⑤機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備情況。

小機關適用:集中形式。

中等機關:視情況而定(集中、分工)。

大機關采用:分工處理的形式。

 

(一)如何設置機關公文處理工作的組織機構

答:1)對于一引起較大的機關來說。由于他們的公文處理工作任務比較繁重,而且某一些環節又具有專門的業務技能,所以可以考慮設立專門的機構,歸機關的辦公廳領導。

2)對一些較小的機關,或者基層單位來說。由于他們在工作活動中形成的文件數量較少,就沒有必要設立專門的公文處理工作 機構。

3)對一些企業單位來說。一般的大中型企業都在辦公室內設文書或秘書科等公文處理的工作機構,來進行日常的企業公文處理工作;而小型企業則只在辦公室內設專、兼職的文書工作人員就行了。

(二)如何正確認識機關公文處理工作的領導、指導關系

答:可以從以下幾個方面來分析。

1)從全國來說,由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。

2)從一個機關來說,它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導。

3)從上下級機關的關系來說,上級領導機關的辦公廳(室)負有責任對其所屬的機關、單位的處理工作進行業務指導。

4)從機關主要業務職能部門來說,機關的業務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。

5)對機關檔案部門來說,機關檔案部門所開展的檔案業務工作和公務處理工作具有密切的關系,它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。

 

第三節 公文處理工作的原則與要求

一、公文處理工作基本原則

公文處理工作原則:必須準確、及時、安全、保密;加強集中統一管理;堅持實是求是;按照行文機關要示和公文處理規定進行的原則。

二、公文處理工作具體要求

(一)論述公文處理工作的具體要求。P282

答:★公文處理工作要求:公文處理工作的具體要求概括為準確周密、確保質量;及時迅速、注重時效;保守機密、安全可靠;集中統一、加強管理;實事求是、尊規守紀;精簡文件、提高效率。

分述如下:(1)公文處理必須準確、周密,確何質量。準確、周密是對機關公文處理工作提出的質量上的要求,包含了公文處理工作在政治上、文字上、運轉上的全面質量要求。

2)公文處理必須及時、迅速,注重時效。任何一項工作,都必須流利時效,提高效率。

3)公文處理必須做到安全可靠,確何機密。公文在運轉處理的過程中,必須注意安全,所謂安全,就是維護好文件,使文件不受損壞,延長壽命。

4)公文處理工作必須加強集中統一管理。黨和國家機關的公務文書,是在機關工作中具有強烈的政治性、機密性和現實效用性的重要辦事工具。

5)公文處理工作必須堅持實事求是,遵規守紀,按行文機關要求和公文處理規定進行。公文處理堅持實事求是,按行文機關要求和公文處理規定進行的原則體現在公文處理的每一個階段和每一個環節之中。

6)精簡文件,深入實際、反對官僚主義和文牘主義。官僚主義是機關的領導作風問題,而文牘主義是同官僚主義有著密切關系的,它們都是妨礙全黨、全國人民進行有效的四化建設的極大障礙。

(二)如何理解公文處理工作p270

答:常見的有廣義和狹義兩種解釋。

1)從廣義上說,公文處理工作就是運用科學的原則

 

 

(三)如何理解公文處理工作的政治性p271

答:

 

 

(四)公文處理工作的基本任務有哪些p275

答:

 

第十一章 公文辦理程序

第一節 公文辦理程序概述

一、公文辦理程序

公文辦理程序指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經歷的系列環節。

第二節 收文辦理程序

收文是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。

收文辦理是指文書部門收到文件材料后,在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序主要有:

1)簽收、拆封與登記;(2)分發與傳閱;

3)擬辦、批辦與承辦;(4)催辦、查辦與注辦。

機關收文的主要來源有三個:

1)機要交通送來的機要件;

2)郵局送來的掛號函件和電報;

3)外機關和部門直接送來的文件材料。

(一)簡述公文簽收的含義及作用。

答:公文的簽收是指收到文件材料后,收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字。

其作用是:以明確交接雙方的責任,保證公文運轉的安全可靠。

(二)簡述公文登記的具體范圍。

答:(1)上級機關文件。包括指導性、參閱性和需要辦理的文件;(2)下級機關文件。包括請示性、報告性文件;(3)重要的帶有密級的刊物、資料;(4)其他機關商洽問題和需要答復的文件;(5)上級機關召開會議印發的會議文件材料。

(對于那些沒有保存價值的文字材料或沒有必要朝廷登記的信件、出版物等可不必登記。不必登記的文件有:①各種公開的和內部不保密的出版物;②一般性的公開信和不應拆的私人信件;③已被綜合性文件包括的文件材料;④行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等;⑤領導“親收”、“親啟”件,這類信件應由收件人本人或其委托人收閱后,如認為須交機關存查或處理的,再行登記,并交有關部門處理。)

(三)試述在公文辦理過程中做好擬辦工作的重要性。

答:擬辦工作是指對來文的處理提出初步意見,供領導人批辦時參考。其重要性是秘書部門當好領導助手,在辦文辦事中出謀獻策,變被動服務為主動服務,實現“四個轉變”,發揮參謀助手作用的重要體現,是提高工作效率和工作質量的有效措施。

(四)機關領導人批辦公文應包括哪些方面的內容?(2012.10

答:批辦的主要內容包括:(1)提出處理該份文件所述問題的原則和方法。(2)提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人,規定承辦的時限。(3)凡是需要兩個單位或者人員共同承辦,須指出主辦單位和主辦人。(4)簽署批辦人姓名和批辦日期。

(五)公文的承辦包括哪些方面?

答:公文的承辦包括兩個方面,一是從業務部門的工作來說,承辦是指對具體工作問題的執行和處理;二是從公文處理工作來說,主要是指那些必須回復的來文,根據擬辦和批辦的意見辦理復文。

(六)試述承辦是公文處理的關鍵性環節。(2012.01

答:公文的承辦是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。承辦這一環節,既是收文辦理的最后一道程序,又是發文程序的開始。任何一份公文都是為了解決一定問題而形成的;對問題如何解決,公文辦理是否及時,就在承辦。承辦直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。

(七)簡述公文催辦制度的必要性?(2008.102015.10

答:建立公文催辦制度,旨在避免公文處理過程中辦事拖沓,致使文件積壓,克服官僚主義,加速文件運轉,它是提高機關辦事效率的重要措施。

(八)簡述公文查辦的程序。

答:(1閱讀有關材料,搞清查辦的問題。(2查辦立項。立項既是查辦工作的開始,也是必須經過的法定程序。(3查辦的辦理。辦理分為兩種情況,一種是轉出交辦;一種是由查辦人員直接承辦。(4查辦的結果與反饋。(5整理歸檔。一個問題查辦結束后,應將查辦過程中領導批示、查辦原件、調查情況、處理結果和來往文件等材料,整理歸檔保存。

(九)查辦立項的內容包括哪些?

答:查辦立項應包括以下五個要素:①確定查辦的事由;②明確辦理要求;③指明承辦單位或承辦人;④規定完成時限;⑤提出辦結后的反饋要求。

 

第三節 發文辦理程序

發文:是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料,包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。

發文辦理:是指本機關的文件從擬稿到印制發出的整個運行過程。

發文辦理程序1)擬稿、審核與簽發;2)核發、繕印與校對;3)用印、登記與分發。

發文辦理的作用:是機關秘書工作的重要組成部分;是機關領導具體貫徹執行黨和國家的方針政策的重要方式;它對及時有效地實施領導、指導工作,處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發

1、擬稿

公文擬稿是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

擬稿的注意事項

1)要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規及有關規定。

2)要情況確實、觀點明確、條理清楚、文字精練,字詞規范、書寫工整、標點準確、篇幅簡短。

3)文稿人名、地名、數字、引文要準確,日期應寫具體的年、月、日。

4)如要引用某份文,應先引標題,后引發文字號。

5)涉及計量單位時,必須使用國家法定的標準計量單位。

6)在使用簡稱時,應先用全稱,并加以注明。

7)公文中的數字,除成文時間、部門結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

2、審核

公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前,對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。

審核的重點:

1)是否應由本機關辦理;2)是否符合行文規則;3)內容是否符合國家法律法規及其他有關規定;4)涉及其他部門或地區職權范圍的事項是否經協商、會簽;5)使用公文文種、公文格式是否規范。

公文審核內容

1)查是否需要行文,以什么名義行文;2)查文稿內容與法律法規和政策及上級的有關規定是否一致,與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾;3)查要求和措施是否明確具體,切實可行。4)查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽;5)查文字表述是否準確、簡練、條理清楚,標點使用是否正確,文字書寫是否規范。6)查公文格式是否符合規定。

公文格式的審核主要包括:(1)查文種的使用是否恰當;(2)查公文標題是否能正確體現文件內容;(3)查公文格式安排是否得當。

目前公文審核中存在的主要問題

1)涉及幾個部門的問題,主辦單位事先未征詢有關部門意見,就直接向上行文,甚至徑直多頭分送機關主要負責人。

2)本來由幾個部門經過協商就可解決的問題,有的部門卻不主動與有關單位聯系,商量如何解決,而是各自從本部門的角度考慮,分別向上級機關行文要求給予批準;有些理應由主管部門處理的問題,有關單位配合不夠,意見不一,以致造成互相扯皮,最后將矛盾上交。

3)有些下行文件,涉及其他部門或地區的問題未協商一致就向下發出了,結果使下級單位在工作中實際上難以執行,也給發文機關造成了工作上的被動。

3、簽發

簽發是指機關領導人對文稿的最后審批

文件的簽發需要注意的幾個問題

①機關領導在簽發公文時,必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發,不可越級簽發公文;②以機關內某個部門名義的發文,可由部門負責人簽 發;③簽發人在簽發文件時,必須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改對其所簽發的公文內容和文字表達的正確性應負完全責任。④文件經簽發人審批同意發出時,簽發人應在送簽的發文稿紙的簽發欄內明確寫上“發”、“印發”、“急發”等字樣,并簽署全名,注明年月日;⑤幾個相關或部門的聯合發文,一肌應由主辦該公文的單位負責,送請有關聯署機關或部門的領導人會簽。

二、核發、繕印與校對

1、核 發

公文的核發是指在公文正式印發之前經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號,分送單位和印制份數的一項工作。

核發的內容和要求:

1)文稿是否報請有關領導人審批,手續是否完備,意見是否明確,審批人是否簽署全名及時間等;

2)文稿的人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發(傳達)范圍、主題詞是否準確、恰當,標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否符合規定。

3)編排發文字號。

4)對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注。

5)確定分送單位和印制份數。

2、繕印

繕印是指對已簽發的公文定稿進行印制。

繕印的注意事項:

1)要忠于原稿,不通話隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及掉換層次、段落,如須改動,須經秘書或辦公部門同意才行。

2)要做到文字準確,設計美觀,頁面整潔,字體大小得當,標題居中醒目,排列疏密相宜,符合格式要求,便于閱讀辦理。

3)不要出現末頁無正文現象。正式的公文,還須在最后一頁的底部標明印制單位和印發日期、份數,以此為封底。

4)要注意保密,不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負責或送指定的印制廠印制。

5)要建立登記制度。

3、校對

公文的校對是指將公文的譽寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正,以修改和消除書寫、打字上的錯誤。——校對要確保文字準確、格式規范、杜絕差錯。

公文校對的兩種方法:

①由印制單位先校對一次或者兩次,然后再次由承辦人校對一次;

②另一種方法是完全由承辦人員負責校對。

校對的注意事項:

1)必須以原稿為準。

2)校對的方法原則上應當實行雙人對制。一般公文應做到“一校一讀”,重要的公文應堅持“兩校一讀”。

3)校對發現的錯、漏字須以醒目色筆和統一符號標明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯,不要在原錯字處加字或減字。

4)校對完畢后應對文件的格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發手續等作全面復查,查對無誤后,校對人在校樣上簽字,然后付印。

三、用印、登記與封發

1、用印

公文的用印是旨在印好的文件上加蓋機關印章。

用印的注意事項:

1)公文用印時,須以機關領導人或部門負責人簽發的公文原稿為依據,經核對無誤后始得用印。

2)公文用印要端正、清晰,不得模糊歪倒。

3)聯合下發的公文,各機關部門都要加蓋印章。

4)公文用印一定要與制發公文的機關、部門或單位相一致。

5)公文用印要核實份數,超過份數的不能蓋印。

2、發文登記

發文登記:一切發出的文件,均應進行登記。

發文登記的作用:便于對文件進行管理和查找。

發文登記采用的形式為簿冊式登記,又分為:

1)內收發的發文登記簿;2)內收發對外收發的送文登記簿;3)外收發的發文登記簿。

3、封發

封發是指對準備發出的文件進行健壯和發送。

封發文件應注意以下幾點:

①文件分裝之前,先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等,然后按發送份數進行健壯。②收文機關的郵政編碼、地址、名稱要在發送文件的信封上寫準確。字跡要清楚、工整。機關的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。③發文如系密件、急件、親啟件,凡文稿上沒有注明的,須分別注明,并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。④文件裝封后,應及時發送,發送的方式可按文件的性質分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞。“三密”文件應由機要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應有回執單,通訊員送遞的,應有收件人簽收。⑤會議發放的文件,凡允許與會人員帶回的,也要履行簽字手續,并應向與會人員帶回的,也要履行簽字手續,并應向與會人員所在單位發出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”,以加強對會議文件的管理。

(一)試述公文的簽發是公文形成的關鍵性環節。P314

答:公文的簽發是機關領導人對文稿的最后審批。公文的草稿經簽發后,即為公文的定稿,公文就可據以生效。簽發公文是機關領導人行使職權的重要表現,在自己職權范圍內的有關公文才有權簽發,不可越級簽發公文。簽發人在簽發文件時,必須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改,對其所簽發的公文內容和文字表述的正確性應負完全責任。

 

第十二章 公文的整理(立卷)與歸檔

第一節 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作

歸檔文件整理工作是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。

宗旨:簡化整理、深化檢索。

適用范圍:是各級機關、團體和其他社會組織。

二、★歸檔文件整理的意義

1)歸檔文件整理能夠保持文件之間有機聯系,便于文件的查找利用;

2)歸檔文件整理可以維護文件的完整與完全,也便于文件的保管;

3)歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。文件材料以歸檔為界歸檔之前是文件,歸檔之后是檔案。文件整理(立卷),是機關的公文處理工作與檔案工作的交接環節,它既是公文處理工作的最后一道程序,又是檔案工作的起點。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結合部”。

 

第二節 歸檔文件整理(立卷)工作的組織

歸檔文件整理(立卷)工作是一項業務性,技術性較強同時又比較細致的工作。

一、建立和健全文書部門整理(立卷)制度

文部門立卷制度:是指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。

1、文書部門立卷制度的確立與推行

為機關工作服務。

2文書部門整理制度優越性 4、簡述實行文書部門整理(立卷)制度的優越性。

答:①由文書部門整理(立卷),可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和文書處理過程的長處,便于提高歸檔文件質量和整理(立卷)工作的效率。

②由文書部門整理(立卷),可以有效地避免和防止文件的散失,有利于歸檔文件的齊全完整,以及保守黨和國家的秘密。

③由文書部門整理(立卷),文書部門就可以暫時保存當年的文件材料,有關承辦人員查閱文件就比較方便,也便于平時文件的收集與整理。

④由文書部門整理(立卷),按年度集中歸檔,并且確保文件歸檔的質量,可促進機關檔案工作,提高檔案管理水平,更好的為機關工作服務。

二、公文整理(立卷)環節的選擇

公文整理(立卷)環節的選擇,亦是立卷地點的選擇,是指機關的公文整理(立卷)工作究竟放在機關的哪一層,或者機關的哪些機構、單位,由誰來負責整理(立卷)的問題。

1、選擇機關公文整理(立卷)環節應考慮的相關因素:

①被確定為整理(立卷)環節的文書部門要直接經手文件的處理。

②對整理(立卷)環節所經手處理文件的數量有一定的要求。

③確定整理(立卷)環節時,還要考慮機關辦公地點的分布情況。

④還要考慮文書工作人員的數量和配備情況及他們對業務的熟悉程度。

2、各類機關單位對公文立卷地點的正確選擇:(5、怎么樣選擇公文立卷的環節?

答:(集中式、分散式、集中式分散式相結合)

①對一些比較小的機關或基層單位來說,可以考慮由機關的辦公室或者秘書室來負責集中進行立卷的工作——集中式。

②對于一些中等機關或者大機關來說,如駐地比較分散,文件數量又比較多,而且業務分工又比較明確,則可以考慮各自確定立卷環節;如機構駐地比較集中,文件數量也不算很多,則可以考慮集中在秘書部門進行整理(立卷)。

③對財會、人事、信訪、保衛等業務性質具有特殊的組織機構來說,就可以考慮由他們自己來單獨進行立卷。

④要恰當地選擇和確定立卷人員。

三、明確公文整理(立卷)的范圍

文書整理(立卷)的范圍:就是確定機關工作活動中形成并處理完的文件材料哪些應該整理(立卷),哪些不該整理(立卷)。

文書整理(立卷)的范圍=文件材料的歸檔的范圍

1、應該整理(立卷)的文件材料的范圍:

1)上級機關的文件材料:①上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料;②上級機關發來的與本機關主管業務有關并要執行的文件材料;③上級機關領導視察、檢查本地區、本機關工作時的重要指示、題詞、照片以及有保存價值的聲像材料等;④上級機關轉發本機關的文件以及本機關代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本。

2)本機關的文件材料

①本機關召開重要會議的文件材料;②本機關對外發出的各種正式文件的簽發稿、印制稿及重要文件的修改稿;③本機關重要性往來公文;④本機關及其內部職能部門活動形成的重要文件材料;⑤本機關處理群眾來信來訪的原件,記錄及處理結果等;⑥本機關及下屬機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機關歷史沿革、大事記和反映本機關重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等;⑦本機關干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料;⑧本機關財產、物資、檔案等的交換憑證以及與有關機關簽訂的合同、協議書等文件材料。⑨本機關黨、工、團和內部組織機構要工作活動中形成的文件材料;⑩本機關外事活動和外事往來方面的文件材料。

3)同級機關和非隸屬機關的文件材料

①同級機關和非隸屬機關頒發的非機關主管業務但需要執行的法規性文件;②有關業務機關對本機關工作檢查形成的文件。

4)下級機關的文件材料

①下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預算等文件材料;②下級機關報送的法規性備案文件以及重要的科技文件材料等。

2、☆不需要立卷歸檔的文件材料范圍:

1)重份文件;

2)未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿;

3)一些事務性的、臨時必的沒有查考利用價值的文件材料;

4)與本機關、本部門主管業務無關的文件及非隸屬機關送來的參考性文件;

5)無特殊保存價值的信封;

6)本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料。以及上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料等,均無需進行立卷。

★3、公文整理(立卷)的分工(7、簡述公文整理(立卷)的分工。

答:公文整理(立卷)的分工:是指哪一級的文件由哪幾個機關或部門立卷。

其作用:主要是為了避免各黨政機關或部門之間在立卷時發生不必要的重復或遺漏。

四種整理(立卷)分工情況

1)上級黨政機關的來文

①綜合性、全面性的由機關辦公秘書部門立卷歸檔;

②專業性、業務性的由業務部門立卷歸檔;

③上級業務主管部門的來文,由業務對口部門立卷歸檔。

2)本機關的文件

①由機關秘書部門起草或承辦的,由機關秘書部門整理歸檔;

②有關業務部門起草或承辦的,由有關業務部門整理歸檔;

③兩個以上機關聯合發文,正文和定稿由主辦機關立卷歸檔,其他機關只保存印制件;

④其他機關針對本機關的文件,可視同本機關文件。

3)下級機關的來文

——哪個部門辦理,由哪個部門整理歸檔。

4)會議文件

①以機關名義召開的會議所形成的文件材料,由機關秘書部門整理歸檔;

②由業務主管部門召開的專業性會議所形成的文件材料,應由召開會議的業務主管部門整理歸檔。

 

(一)什么是文書部門的立卷制度?P329

答:

 

 

 

(二)為什么小機關或基層單位選擇集中式來進行公文處理(立卷)工作?P333

答:

 

 

 

(三)為什么要明確公文整理(立卷)的范圍?P334

答:

 

 

 

(四)簡述公文整理(立卷)的文件材料的范圍?P334

答:

 

 

 

 

第三節 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個基本概念

1、歸檔文件

歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。可以從以下幾個方面來理解:

①指出歸檔文件的來源和范圍;

②應于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件,正在辦理的文件還不能歸檔;

③應于歸檔的文件,必須是能作為文件檔案保存的各種紙質文件材料。

2、歸檔文件整理

歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。可以從以下幾個方面來理解:

①歸檔文件的整理單位是“件”;

②歸檔文件的整理分為六個步驟。(文件整理的六步:裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。)

3、件

指歸檔文件的整理單位。

1)把“件”作為歸檔文件整理的基本單位的出發點是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量。一般以每份文件為一件,文件正文與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。

二、歸檔文件的整理的基本原則

1)遵循文件形成的規律,保持文件之間的有機聯系;

2)區分文件的不同保存價值;

3)便于保管和利用。

三、歸檔文件整理的質量要求

1)歸檔的文件應當齊全完整,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

2)整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

①書寫材料——筆和墨水的使用,應使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍黑墨水及墨汁。不能使用鉛筆、圓珠筆,不能使用純藍、紅色墨水等質量低劣的墨水。

②紙張——標準的A4型,60-80克膠版印刷紙或復印紙。

③裝訂材料——是指以“件”為單位裝訂時使用的裝訂材料,如細線、鋼夾、塑料夾等,應選用優質材料制成,以防斷線、年久生銹及斷裂等情況的發生。

 

第四節 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革

1“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統的“立卷”方法比較有哪些不同?

答:取消案卷,實際文件級管理,免除了繁瑣、復雜的組卷過程;

界定“件”的要件,從檢索的實際需要及減輕工作量出發,規定“正本與定稿為一件,來文與復文為一件”;

③分類方法固定為年度、保管期限、機構(問題),并允許各單位視具體民政部組合及簡化分類層次;

④裝訂以“件”為單位進行,對裝訂材料不作統一規定,只要符合檔案保護要求即可;

⑤文件排列方法強調按事由(即問題)排列,時間、重要程度作為參考因素,可根據實際情況選用;

⑥歸檔章的位置不限于首頁右角上,首頁上端任何空白處均可;同時對歸檔章項目加以調整,只保留檢索必備項目;

⑦取消案卷,只編以“件”為單位的歸檔文件目錄;

⑧無需編頁呈,目錄改高“頁數”項;

⑨歸檔文件直接裝盒保管;

⑩⑾

二、歸檔文件整理的方法的推行

2推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法以,應做好哪些方面的工作?(如何推行文件整理方法?)

答:1)更新觀念,增強改革意識;2)提高人員素質;3)加強硬件建設即加大對現代化基礎設施的投入;4)注意新舊整理方法的銜接。

三、歸檔文件整理的工作步驟

(一)裝訂

3簡述歸檔文件整理的工作步驟。

答:按照《規則》的規定,歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。分述如下:

1)裝訂——裝訂是歸檔文件整理的第一步驟,可從實體上將歸檔文件的基本單位“件”確立下來。

2)分類——歸檔文件的分類,是指全宗歸檔文件的實體分類,即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同,分成若干層次和類別,構成有體系的過程。

3)排列——歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內,根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

4)編號——

5)編目——

6)裝盒——

 

“件”為單位進行裝訂時應做好以下工作

 ①應對“件”內文件進行排列;

②對于用紙大于A4型的,按A4的民族教育折疊(宜單張);

③裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行必要的修整;

④裝訂前,應將“件”內的各項按一定方式對齊;

⑤裝訂用品必須符合檔案保護要求。

4、歸檔文件以“件”為單位裝訂時,件內文件怎樣排列?

答:“件”內文件的排列方法:(選擇題型)

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發文在前,被轉發文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據性材料在后;⑦不同文字文件無特殊規定的,漢文本在前、少數民族文本在后;⑧中文文本在前,外文文本在后。

(二分類

5、什么是歸檔文件的分類?歸檔文件的分類方法有哪些?

1)歸檔文件的分類,是指全宗內歸檔文件的實體分類,將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同,分成若干層次和類別,構成有體系的過程。

歸檔文件的分類方法:

①按年度分類;②按保管期限分類;③按機構(問題)分類;④幾種分類方法結合運用。

(三)排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的確定之后,同一全宗應保持分類方案的穩定。

歸檔文件按事由結合時間,重要程度排列的具體方法有:

1)對同一事由的歸檔文件,即一個作者,一個問題的文件,可按文件形成時間的先后排列或按文件的重要程序排列。

2)對不同事由的歸檔文件,可采用以下方法排列:

①按不同事由形成時間的先后排列——適用于“隨辦隨歸”的機關;②按事由的重要程度排列;③★對具有保存價值,但因故沒有及時歸檔的零散文件,可將零散文件在相應類別歸檔文件的最后或與相關的歸檔文件裝訂成一件并在目錄備注欄或備考表中加以說明——應盡力避免。

 

(四)編號

★加蓋歸檔章的具體要求:

1)歸檔章應加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置,加蓋歸檔章不應壓蓋文件字跡,不應與批示文字或收文章等重疊。

2)填寫歸檔章項目應使用碳素黑墨水等符合檔案保護要求的字跡材料,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫,有條件的單位,還可將本單位的全宗號、保管期限刻在歸檔章上。

(五)編目

歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄。編目是歸檔文件整理工作的重要內容之一。

歸檔文件目錄一年裝訂成一本;歸檔文件目錄一般要打印三份,其中一份隨文件入盒,一份隨歸檔文件向檔案館(室)移交,一份留存以備查考。

歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分級成。

編制歸檔文件目錄封面的內容應包括:全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。

歸檔文件整理說明的內容應包括:本年度歸檔單位概況,內設機構以及黨、政主要領導人變化情況,本年度文書檔案整理歸檔情況等。

歸檔文件目錄的內容包括:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。

編制歸檔文件目錄的填寫要求:

①件號:填寫室編件號;

②責任者:是指制發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者;

③文號:是指文件制發機關的發文字號;

④題名:指文件的標題;

⑤日期:文件的形成時間;

⑥頁數:以件為單位填寫總頁數,用于統計和核對;

⑦備注:用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。

(六)裝盒

裝盒——指將歸檔文件按編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內容。

①檔案盒封面:全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號。

②盒脊:全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號。

③備考表:盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期(隨文件裝盒)。

裝盒要求:應按分類方法,將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一個檔案盒中。

檔案盒的作用是存放和保存歸檔文,它不具備檔案保管單位的作用。

歸檔文件裝盒時,應按照分類方法,將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中,其具體要求是:不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒;不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒;不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。裝盒時應視文件的多少選擇檔案盒的厚度。(單選或多選)

四、公文歸檔

機關文書部門或業務部門將歸檔文件整理裝盒后,逐年移交給機關檔案室集中保管,稱為“歸檔”。文件材料整理歸檔,能保證本機關檔案齊全完整,便于查找利用,又可為黨和國家積累檔案財富。

1、公文歸檔制度的主要內容

機關文書部門或業務部門將歸檔文件整理裝盒以后,逐年移交給機關檔案室集中保管,稱為“歸檔”。

歸檔制度的主要內容是:

1)歸檔范圍:凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料,經文書部門或業務部門整理、立卷后,應定期向檔案部門歸檔。

2)歸檔時限:機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。

3)歸檔要求:①應歸檔的文件材料齊全、完整;②文件和電報按其內容的聯系,合并整理、立卷。③歸檔的文件材料,應保持它們之間的歷史聯系,區分保存價值,便于保管和利用。

2、歸檔文件的交接手續完成后,機關文書部門就成了上一年的文書工作,歸檔文件被機關檔案部門接收后,就進入了檔案管理階段。

歸檔文件的排列方法

歸檔文件按事由結合時間,重要程度排列的具體方法有:

1)對同一事由的歸檔文,可按文件形成時間的先后排列或者按文件的重要程度排列。

2)對不同事由的歸檔文件,可采用按不同事由行程時間的先后排列和按事由的重要程度排列。

3)對具有保存價值,但因故沒有及時歸檔的零散文件,其排列方法是:可將零散文件排列在相應類別歸檔文件的最后呀與相關的某件歸檔文件裝成一件,然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表中加以說明。

歸檔文件以“件”為單位裝訂時,件內文件排列

“件”內文件排列方法是:

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;

④轉發文在前,被轉發文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后。

⑥結論性材料在前,依據性材料在后;⑦不同文字的文件,無特殊規定的,漢文本在前、少數民族文本在后;⑧中文文本在前,外文文本在后。

 

(一)歸檔文件為什么要按保管期限進行分類?P349

答:按三種保管期限分類的方法能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開來,使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施,同時,為庫房排架管理,檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

 

 

 

(二)簡述公文歸檔質量的基本要求。P364

答:歸檔文件在質量上應符合以下要求:

1)應歸檔的文件材料齊全、完整;

2)文件和電報按其內容的聯系,合并整理、立卷;

3)歸檔的文件材料,應保持它們之間的歷史聯系,區分保存價值,便于保管和利用。

(三)如何制作歸檔文件目錄表?

件 號

責任者

文 號

題 名

日 期

頁 數

備  注

填寫室編件號

文件的發文機關或署名者

文件制發機關的發文字號

文件的標題

文件形成的時間

以件為單位填寫總頁數

用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況,包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。






















 

 

(補充)附錄:

最新公文寫作與處理規范

2012中辦、國辦制定頒發)

一、公文的特點和作用

二、公文種類

三、公文格式

四、行文規則

五、公文擬制

六、公文辦理

七、公文管理

第一部分公文特點和作用

公文是黨和國家機關在治國理政的進行中,用以表達意志、發布號令、傳遞交流重要信息的最主要載體和工具,是一種具有特定效力和規范格式的文書。

公文的質量,直接反映機關的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力,直接關系黨的意志和方針政策的傳達貫徹成效,直接體現機關干部的能力素質和工作水準。

一、公文的特點

1)是權威性和政策性。

2)是針對性和指導性。

3)是規范性和約束性。

4)是程序性和嚴密性。

5)是對應性和定向性。

第二部分 公文種類

2012年4月16日,中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知(中辦發﹝2012﹞14號)

公文種類主要有(15種):決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請求、批復、議案、函、紀要。

與原《條例》和原《辦法》的不同:

1)注重繼承保留,文種數量相對減少。原《條例》和原《辦法》共18個文種;最終《條例》確定黨政機關公文主要文種15個,去掉了“指示”、“條例”、“規定”。

2)原則上不區另黨政機關文種適用對象。只有命令(令)、議案兩個文種例外。

一、區分公文種類的功用

1)是體現公文性質。

2)是反映行文方向。

3)是表達行文目的。

4)揭示公文特點。

二、公文種類

決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。

決定:適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

命令(令):適用于公布行政法規和規章、宣布實施重大強制性措施、批準。

公告:適用于向國外宣布重要事項或者法定事項。

通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知事項。

意見:適用于對重要問題提出見解和處理方法。

通知:適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項,批轉、轉發公文。

通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

報告:適用于向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。

請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

批復:適用于答復下級機關請示事項。

議案:適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

函:適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。

三、近似文種異同辨析

決議與決定:主要區別是是否經過會議集體討論并表決通過。

決定與命令:使用權限、使用和表達上有區別。

公告與公報:公告多用于宣布重大消息,內容簡要,公報較具體。

公告與通告:使用者、發布內容、公布范圍上有區別。

通知與通告:主要是適用對象有區別。

通知與通報:內容的側重點不同。

意見與報告:行文方向和內容有區別。

意見與請示:行為方向和內容上有區別。

請示與報告:對上級要求、行文時間、文種性質和行文目的的不同。

請示與函:行文時間、方向、功能、結果上有區別。

紀要與決定:適用對象、表達等方面有區別。

決定、命令(令)、通報:適用范圍和程序不同。

四、文種選用常見的問題

一、缺少文種                二、使用非法定文種

三、文種重疊                四、生造文種

五、文種作為公文標題        六、文種混用

七、同類公文使用不同文種    八、錯用文種

主要表現在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文,但是性質截然不同的兩類文種。

1、行文目的不同。報告以陳述情況為主,不要求上級批復;請示以請求指示或批準事項為主,要求上級批復。

2、公文內容不同。請示可圍繞請求事項反映情況,說明理由,不排除含有一定的情況匯報,但報告中不能夾雜請示事項。

第三部分 公文格式

公文的結構,總的來看包括以下兩個部分:

公文的外部形式:

——格式,即國家標準規定的固定格式。

公文的內部組織:

——內容,即公文的主體部分。

一、公文格式要素劃分

主體:首頁紅色隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分。

包括:標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件

 

 

 

 

 

 

 


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